La automatización de procesos de negocios (APN) es la automatización de los procesos comerciales a través de la tecnología, lo que permite a las empresas reducir costos y aumentar la productividad.

Cuando escuchas las palabras "automatización", lo primero que te viene a la mente son los robots que reemplazan a los humanos en la mayoría de las tareas. Sin embargo, así no funciona una APN.

Cuando piensas así, lo que realmente estas imaginando es la Inteligencia artificial que ves en las películas controlando todo. 

Pero, mientras que algunas IA se enfocan en automatizar el trabajo humano físico (ensamblar productos, por ejemplo), otras se enfocan en automatizar procesos y flujos de trabajo (proceso de aprobación de documentos, proceso de incorporación de empleados, etc.).

Para dar una mejor idea de cómo funciona la automatización de procesos de negocio, en el siguiente artículo entraremos en más detalles sobre qué es la automatización de procesos de negocios y cómo puede ayudarte a obtener una mejor organización en tu empresa.

Automatización de Procesos de Negocio: Una guía

La automatización de procesos comerciales es el uso de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio donde el esfuerzo manual puede ser reemplazado. Se hace para lograr la minimización de costos, una mayor eficiencia y procesos optimizados.

La automatización de procesos de negocios no debe confundirse con la administración de procesos de negocios, que es una disciplina más amplia que involucra la administración de procesos complejos de toda la organización utilizando diferentes metodologías.

A continuación explicamos los que es la Automatización de Procesos de Negocio de manera más amplia.

Qué es APN

APN o BPA (siglas en inglés de Business Process Automation) es un medio de automatización de procesos comerciales recurrentes mediante el uso de software y diferentes integraciones de aplicaciones.

Es decir, en lugar de hacer que tus empleados realicen tareas comunes y sencillas, simplemente dejas que el software se encargue de ello. Aquí hay algunos ejemplos específicos de cómo APN puede funcionar:

Atención al cliente: si posees algún tipo de sitio web, probablemente tengas algún tipo de software de atención al cliente configurado. Si bien el software tiende a diferir en la funcionalidad, la mayoría de ellos te permiten automatizar las respuestas a los clientes.

Por ejemplo, si tu software tiene problemas con los usuarios que inician sesión a través de LinkedIn, y ese es el 90% de los problemas de los clientes. Puedes crear una respuesta automática a cualquier mensaje que haya mencionado "LinkedIn", diciendo que es un problema conocido y que pronto se resolverá.

Esto permite que tu equipo de soporte atienda los problemas que son menos conocidos.

Gestión de aprobaciones: supongamos que estás trabajando en adquisiciones y solicitas la nueva maquinaria. Para que se complete el pedido, debes pasar por la aprobación de 5 gerentes generales diferentes.

Sin la automatización, tendrías que buscar a cada miembro de la gerencia y pedir firmas. Con el software de administración de aprobación, todo lo que tienes que hacer es hacer clic en "iniciar el proceso de aprobación".

Incorporación de empleados: sea cual sea tu industria, probablemente ya hayas realizado la incorporación de empleados antes.

El proceso generalmente es muy estructurado (complete el documento A, B, envíe un correo electrónico a la persona C, etc.), por lo que, en lugar de hacer todo desde cero, puedes dejar que el software de gestión del flujo de trabajo lidere todo el proceso. 

Business Process Automation puede ser completamente independiente (automatizar varios procesos de la empresa) o ser parte de una iniciativa más amplia, como:

Business Process Improvement (BPI): encontrar procesos mediocres y mejorarlos. En BPI, la automatización puede ser una gran parte de ella (mejora general a través de la automatización), o simplemente una pequeña pieza de rompecabezas (automatizar un paso en un proceso).

Reingeniería de procesos comerciales (BPR): BPR funciona casi igual que BPI, con la principal diferencia de que se centra en derribar y reconstruir procesos desde cero. La automatización tiende a jugar un papel importante en las iniciativas BPR; en la mayoría de los casos, si está rediseñando completamente un proceso, es debido a las nuevas tecnologías.

Business Process Management (BPM): BPM es una metodología de mejora continua: a diferencia de BPI o BPR, que son iniciativas únicas, BPM es algo que una empresa hace sistemáticamente. En consecuencia, BPA puede desempeñar un papel en la racionalización y automatización de procesos antiguos.

Beneficios de la automatización de procesos de negocio

Es posible que aún no sepas si BPA es para ti o no, y créenos cuando te decimos que te entendemos. Y es que todavía es (más o menos) un concepto nuevo, y hay algunas ideas populares falsas sobre el tema.

Probablemente incluso hayas escuchado que no vale la pena, que es muy difícil y costoso de implementar. El detalle es que esto podría haber sido cierto hace unos 10 años cuando el software heredado era costoso y difícil de instalar, incluso con un equipo de especialistas en TI.

Hoy, sin embargo, la automatización es mucho más simple. La mayoría del software de automatización está disponible en línea, y es algo que puedes instalar y usar sin ninguna guía.

Hoy en día, no hay inconvenientes en la adopción del software BPA: la palabra "automatización" en sí misma es sinónimo de eficiencia. Cuanto más automatices tu negocio, más podrán tus empleados concentrarse en el trabajo que es lo único que importa. Esta automatización exitosa puede conducirte a experimentar tres importantes beneficios que son:

Aumento del valor por trabajo: la automatización de procesos permitirá que tus empleados ya no se enfoquen en tareas inútiles o de poco valor. Es decir, podrán centrarse en el trabajo que crea más valor (y gana más dinero) para tu negocio.

Mayor satisfacción de los empleados: cualquier persona que haya ocupado un puesto como pasante sabe que las tareas domésticas y robóticas son extremadamente malas para la motivación y el disfrute del trabajo. No importa cómo lo mires, a nadie le va a gustar trabajar duro todo el día. Si tales cosas pueden automatizarse, tanto tu como tus empleados estarán más felices haciendo un trabajo más significativo.

Minimizar el error humano: no importa cuánta atención al detalle tengan tus empleados, siguen siendo humanos. Siempre hay una pequeña posibilidad de que alguien olvide algo, o que se cometa algún error. Las consecuencias aquí pueden ser desde menores hasta catastróficas. El software adecuado les recordará sus tareas de forma regular.

De manera más general una vez que hayas automatizado tus procesos comerciales, te encontrarás con otros beneficios tales como:

• Verás un aumento en la productividad gracias al acceso mejorado. Las herramientas de automatización de procesos empresariales basadas en la nube almacenan tus datos en una base de datos central. Esto te ayuda a acceder a los datos desde cualquier ubicación o dispositivo cuando lo necesites.
• Tus procesos comerciales serán mucho más transparentes. Puedes rastrear y monitorear los procesos mientras se ejecutan, lo que puede mejorar la responsabilidad y la visibilidad.
• La capacidad de monitorear procesos sobre la marcha también te ayudará a estar atento a los errores y corregirlos a medida que ocurren. Los informes de rendimiento te proporcionarán información para que puedas tomar medidas preventivas contra errores recurrentes.
• Desde una perspectiva a largo plazo, comenzarás a notar tiempos de respuesta más rápidos y una reducción en los costos debido a menos intervenciones manuales.
• También te encontrarás en condiciones de mejorar la asignación de tu fuerza laboral, ya que la aplicación se encargará de todas las tareas recurrentes mundanas. De esta manera, puedes redirigir a tus empleados a tareas que requieren esfuerzo y juicio humano.
• El sistema de automatización de procesos de negocios en última instancia permitirá una creciente eficiencia comercial. Dado que se basa en la noción de mejora continua del proceso, los niveles de eficiencia seguirán aumentando en respuesta.

Ejemplos y Casos de Uso

Ahora que sabes cómo funciona BPA, probablemente estés esperando que algún software milagroso se encargue de todo por ti. Lamentablemente, no existe tal cosa. Dependiendo de qué tipo de procesos desearías automatizar, optarías por un software diferente.

Por ejemplo, el mismo software que usa para la automatización de las redes sociales no se puede usar para racionalizar las operaciones comerciales.

Probablemente tendrás que dedicar algo de tiempo a la investigación si deseas encontrar la herramienta adecuada para cualquier trabajo, pero para facilitarlo, aquí hay un par de ejemplos de casos de uso.

Gestión de operaciones

Sin la tecnología adecuada, la gestión de operaciones puede ser muy difícil. Realmente no puedes saber cómo van tus proyectos o procesos sin ponerte en contacto con el líder o supervisor del equipo, e incluso entonces, cualquier tipo de falta de comunicación puede conducir a un montón de errores.

El software de gestión de procesos empresariales te ayuda a realizar un seguimiento de todas las operaciones (quién, qué y cuándo de tu empresa). Te permite digitalizar tus flujos de trabajo, esencialmente automatizando toda la parte logística de un proceso.

Es decir, el proceso esencialmente trabaja por sí solo. Un empleado finaliza una tarea y el sistema notifica automáticamente a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo que tiene una nueva tarea

Esto hace que la gestión de operaciones sea mucho más fácil y más eficiente. Como gerente, obtienes un tablero que te muestra en qué están trabajando todos tus empleados y cómo lo están haciendo. Entonces, si alguien llega tarde con una fecha límite o hay un cuello de botella en un proceso, lo sabrás al instante y posiblemente puedas remediarlo.

Gestión de tareas o proyectos

Si has trabajado en una empresa que no utiliza algún tipo de software de gestión de tareas, sabrás que cosas como: correos electrónicos, información, archivos, tareas pendientes, etc. todo puede terminar perdido en la falta de comunicación a menos que tengas el software para evitarlo.

El software de gestión de tareas es esencialmente un panel de control con las tareas de todos y puede actuar como un tablero digital.

Atención al cliente 

Si es una empresa de software, probablemente tengas un formulario de atención al cliente en línea en tu sitio web (o incluso mejor, una herramienta dedicada para eso).

Ahora digamos que hay un error con la nueva actualización, que afecta a una gran parte de sus usuarios. Dentro de un día, tu bandeja de entrada estará llena de cientos o miles de textos quejándose del problema, y ​​no hay forma de que tu equipo de soporte pueda ocuparse de todo eso.

Si estás utilizando un chatbot para atención al cliente, puedes automatizar la mayoría de las respuestas.

Si el comunicado del cliente contiene una palabra clave sobre el nuevo error o problema, puedes enviar una respuesta automática a cada nuevo comunicado disculpándote y explicando cuál es el problema.

O incluso puedes automatizar el 90% de tu atención al cliente, si investigas un poco. Puedes combinar una lista de preguntas frecuentes sobre el software e identificar varias palabras clave que se mencionan. Luego, creas mensajes separados que puedas enviar a los usuarios cuando se quejen de la palabra clave, y listo. Ahí está la mayor parte de tu trabajo de atención al cliente.

Gestión de redes sociales 

Lo más probable es que ya tengas un interno o dos a cargo de tus cuentas de redes sociales, respondiendo consultas de clientes potenciales. O, si es una pequeña empresa o una startup, podría ser aún peor: podrías estar pasando el valioso tiempo de tus pocos empleados en algo que puede automatizarse. Puedes liberar ese tiempo utilizando chatbots o respuestas automáticas. 

ChatCompose te permite configurar chatbots para responder preguntas frecuentes de los usuarios, generar leads o transferirlos a personal de atención al cliente. 

Finalmente podemos decir que cuando las empresas implementan la automatización de procesos comerciales, se liberan a sí mismas y liberan a sus empleados para hacer el trabajo que realmente importa.

La automatización también te permite eliminar cualquier riesgo de error humano, lo que conduce a un mejor producto o servicio. Todo esto, por supuesto, afecta el resultado final de la empresa permitiendo una mayor productividad, que conduce a mayores ganancias.