Hoy en día, muchas organizaciones sienten la necesidad de automatizar los procesos comerciales internos para reducir los costos operativos y mejorar la productividad.
Automatizar los procesos comerciales en su organización puede ser increíblemente beneficioso, ya que potencialmente permite a las organizaciones reducir el costo de las funciones de trabajo automatizadas en un 30-40% y duplicar su eficiencia.
Sin embargo, la automatización rota puede significar recursos desperdiciados y puede disuadir a las organizaciones de perseguir otros proyectos de automatización durante mucho tiempo, colocándolos finalmente detrás de los competidores que adoptan la automatización y la hacen funcionar. Dicho esto, veamos cómo identificar los procesos que puede automatizar.
Lo primero que debe hacer para seleccionar el mejor proceso para automatizar es comprender las diferencias entre humanos y máquinas.
Los seres humanos son mejores cuando se trata de lidiar con la incertidumbre, la ambigüedad y la novedad, pero las máquinas aún no pueden manejarlos y, a menudo, no pueden afrontar cambios inesperados.
Esto también es cierto cuando se trata de juzgar o tomar decisiones en circunstancias tan cambiantes. Las computadoras no pueden reemplazar completamente a los humanos en estas condiciones.
Los seres humanos son buenos para trabajar con datos no estructurados y analógicos, mientras que las computadoras necesitan datos estructurados y digitales. Los seres humanos son menos capaces de ejecutar consistentemente los mismos procesos.
La repetición de tareas rutinarias dificulta la concentración, lo que resulta en errores. Las computadoras, por otro lado, son mejores aquí. Además, las tareas realizadas por las computadoras pueden escalar masivamente, lo que no se logra fácilmente con trabajadores humanos. Estas diferencias definen los factores a considerar al seleccionar el proceso correcto para la automatización.
En base a lo anterior, podemos formular varios factores para definir el proceso más adecuado a realizar por una máquina y donde podemos eliminar los errores humanos. Por supuesto, la selección del mejor proceso depende de las herramientas que utilice para automatizar.
Definir el proceso como una buena opción para la automatización no es suficiente para su implementación exitosa. Una vez que haya seleccionado su caso de uso, hágase dos preguntas: ¿Tiene sentido automatizarlo? ¿Hay suficiente impulso para ello?
Y es que no todos los casos de uso que se pueden automatizar merecen la pena. La automatización de los procesos de negocio debe tener un impacto positivo en su organización que supere los recursos gastados: reducción de costos, mayor precisión de procesos, eliminación de errores humanos, etc. Además, antes de implementar el caso de uso, asegúrese de que haya soporte en su organización. .
Descuidar estos factores podría resultar en un intento fallido de automatización, incluso si el potencial de automatización de procesos es muy alto.
Un proceso debe tener entradas y salidas claramente definidas, usted necesita identificar cuáles de las tareas de su organización son repetitivas, de gran volumen, basadas en reglas y propensas a errores humanos.
Si la tarea tiene todas estas características, probablemente sea un excelente candidato para la automatización.
1. ¿Puede un proceso ser completado manualmente por una persona sentada en una PC que trabaja con aplicaciones?
2. ¿Un trabajador humano realiza la tarea más de una vez a la semana?
3. ¿Es necesario completar la tarea rápidamente con personal limitado?
4. ¿Hay tareas repetitivas que a los empleados no les gustan?
