Al igual que las personas, los diferentes tipos de sistemas informáticos tienen sus puntos fuertes y débiles.
Una clave para el éxito de los sistemas a implementar es asegurarse de utilizar una tecnología que realmente cumpla con sus objetivos comerciales. Los chatbots e intranets están optimizados para diferentes usos, así que debes asegurarte de elegir la tecnología que mejor se adapte a tus casos de uso.
Si necesitas responder preguntas frecuentes
Cuando se desea una respuesta rápida a una pregunta, un chatbot puede proporcionarla sin necesidad de abrir una aplicación o sitio web.
Sólo es necesario escribir una pregunta en el chatbo web o en su aplicación de mensajería y se puede obtener una respuesta inmediata.
Las aplicaciones de mensajería están siempre abiertas
En las empresas donde todos ya tienen una aplicación de mensajería abierta para comunicarse con colegas, es fácil implementar un chatbot. Ya sea por Slack o Facebook Work Chat, un chatbot ahí puede ayudar más rapidamente que otras aplicaciones.
No sabes qué sistema o aplicación tiene la información que necesitas
Algunas empresa puede utilizar docenas de sistemas para realizar un seguimiento de la información: intranet, sistema de tickets, informes de gastos, CRM, etc.
Puede ser difícil hacer un seguimiento de qué sistema contiene qué información. Se puede integrar un chatbot para consultar la información necesaria de una variedad de sistemas y entregársela dentro de su aplicación de mensajería.
Los chatbots pueden conectarse a múltiples sistemas y entregar la información que necesita en un canal haciendo consultas a APIs.
Necesitas notificar constantemente
Las notificaciones aseguran que los empleados obtengan información rápidamente. Un estudio informa que el 90% de los mensajes de texto se leen en 3 minutos.
Los chatbots usan aplicaciones de mensajería que sus empleados ya tienen, por lo que pueden recibir notificaciones inmediatamente a través de esos servicios.
El sistema intranet es difícil de usar
Encontrar una información específica entre una vasta red de páginas de intranet puede ser un desafío de lo que un usuario promedio puede manejar. Un chatbot permite simplificar el uso de una intranet, ya que el usuario necesita saber sólo como enviar mensajes.
Actualmente, existen muchas herramientas dedicadas a la construcción de chatbots, pero construir uno para la red interna de tu empresa puede ser un poco más complicado.
Pues los bots de intranet deben poder ser herramientas que los empleados prefieran usar antes que la vieja forma de hacer las tareas. Aquí te mostraremos un paso a paso para que el chatbot para tu intranet sea todo un éxito.
Siguiendo estos pasos podrás construir un chatbot eficiente y exitoso que seguramente tus empleados adorarán.
Define posibles casos de uso
¿Qué debería hacer tu bot? Piensa en todas aquellas tareas que suelen ser repetitivas y llevan mucho tiempo valioso.
Pregúntale a tus empleados y colegas cuáles son las tareas que son más frustrantes y que podrían ser automatizadas.
Asigna un puntaje de utilidad
Cuando tengas en mente los posibles casos de uso, asígnales un puntaje tal como 1. Opcional, 2. Realmente útil y 3. Absolutamente esencial.
Evalua la viabilidad técnica
Seguramente querrás seguir los casos de uso mejor calificados en el paso anterior, pero es momento de comprobar si realmente puedes hacerlo.
Consulta con tu equipo técnico para ver la vialibilidad de los casos de uso, el tiempo necesario para el desarrollo e implementación entre otros. Si un caso de uso es muy difícil, y tiene puntaje 1, puedes descartarlo.
Entrenamiento de IA continuo
Necesitas un bot con procesamiento de lenguaje natural o PLN. Necesitas entrenar a tu bot con frases y palabras que los usuarios, en este caso empleados, suelen escribir relacionados a un tema, para que identifique las respuestas más acertadas.
Comienza a construir el chatbot
Si cumples con los pasos anteriores, realizar este paso será mucho más fácil. Elige una plataforma para construir tu chatbot, una vez que te hayas registrado, busca en el panel la opción para crear un nuevo chatbot.
Crea diagramas de conversaciones con las preguntas y respuestas más comunes y / o entrena el bot con las frases y palabras que deben ser respondidas. Crea los enlaces que necesites con las APIs internas de tu intranet para potenciar el bot.
Implementa tu chatbot
Puedes integrar el bot en otros canales que sean de fácil acceso para los empleados, más allá de tu intranet, para que siempre tengan acceso desde cualquier dispositivo.
Ahora mismo, se pueden integrar chatbots en las principales apps de mensajería y hasta en las redes sociales. No todos estos canales son de interés para tu empresa, así que puedes elegir las aplicaciones que tengan alguna conexión con el trabajo, como por ejemplo Slack o una aplicación de la empresa.
Los chatbots han sido el área de inteligencia artificial que las empresas han explotado más en los últimos cinco años. Y Gartner estima que para 2021, el 25 % de los trabajadores y organizaciones digitales usarán asistentes virtuales.
Aquí hay dos ejemplos que pueden mostrarte cómo usar un bot en tu intranet.
Bot de preguntas frecuentes
Si un usuario desea encontrar ciertos documentos o información específica, simplemente puede solicitar esa información a través de su aplicación de chat y obtener un enlace que lo lleve a la página correspondiente en la intranet.
Bot de noticias
Puedes crear un chatbot de noticias que presente noticias relevantes y anuncios desde la intranet de una manera atractiva.
Una excelente manera de mantener a los empleados bien informados es a través de un bot de noticias que muestre las noticias de RR.HH. de la semana pasada y ofrezca una visualización de la galería de los elementos coincidentes, en la que el empleado puede hacer clic para ver el contenido completo en la intranet.
Los bots ayudan la intranet facilitando la navegación, ahorrando mucho tiempo valioso a los empleados para que aumente la productividad. Otra forma excelente de reducir el tiempo y el esfuerzo de los usuarios que navegan por el portal es automatizar las respuestas a las preguntas comunes que se hacen en la intranet.
Los bots automatizan todo, pueden ayudar a los empleados a completar tareas repetitivas que harían en la intranet, con la facilidad de escribir un mensaje. Piensa en las tareas repetitivas que a menudo tienen qué hacer los empleados, como por ejemplo reservar una sala de conferencias, un chatbot puede hacerse cargo.
Los chatbots ofrecen una interacción única que puede ser mucho más atractiva que los canales unidireccionales estáticos. Esto puede mejorar significativamente la participación en la intranet.
Los chatbots en intranet mejoran la experiencia del usuario, dan más valor a los usuarios y mejoran la usabilidad. En intranet, la personalización tiene grandes desafíos, pero las interfaces de conversación tienen un gran potencial para agregar esa pieza de personalización que falta.
Los chatbots pueden estar configurados para aparecer justo cuando el usuario está teniendo problemas en la intranet. Es decir, pueden detectar cuando el usuario ha realizado varias búsquedas infructuosas, apareciendo para salvar el día con la información oportuna.
Finalmente, los chatbots tienen la fuerza de ser medibles. Pueden realizar un seguimiento de las tendencias de las conversaciones y revelar información importante sobre las necesidades de los usuarios, lo que permite a la organización mejore constantemente sus herramientas de trabajo digital.
