Los chatbots son interfaces de conversación automatizados que pueden cumplir perfectamente tareas repetitivas como las reservas. No solo pueden hacerse cargo, sino ser más eficientes que los agentes humanos en estas tareas, asignando fechas y horarios disponibles de acuerdo a la configuración sin posibilidad de error.
Ahora mismo, los bots están en los canales de comunicación más populares, y por supuesto eso incluye WhatsApp.
WhatsApp es la app de mensajería comprada por Facebook más popular del mundo. Los bots han alcanzado su máximo potencial gracias a canales de este tipo, pues las personas sin necesidad de salir de su app de mensajería de confianza, pueden hacer solicitudes y reservas sin problema.
Con esta tecnología se pueden configurar sistemas robustos que permitan a tus clientes navegar a través de un árbol de opciones de tus servicios, respondiendo preguntas según sus preferencias para recibir recomendaciones relevantes y realizar todo el proceso de reservación sin tener que salir del chat. Veamos cómo funciona y cómo puedes instalar un sistema de reservas en el WhatsApp de tu empresa.
Dentro de plataformas como ChatCompose, las reservaciones están disponibles en las cuentas Business. En el panel lateral izquierdo hay una sección especializada llamada Reservas/Citas. Allí encontrarás el calendario en el que podrás asignar los días y las horas en las que tu servicio está disponible.
En primer lugar selecciona el bot en el que debería funcionar el componente. Luego para abrir disponibilidad solo tienes que hacer clic en una hora.
Por defecto, las citas se asignan media hora a la vez, pero puedes crear citas más extensas arrastrando el clic por el tiempo deseado. Asimismo, puedes borrar las reservas o slots de horarios disponibles simplemente haciendo clic sobre el evento.
Hecho esto, solo debes dar clic a la opción “Guardar Cambios”.
Si quieres que tu bot directamente se encargue de las reservas desde el principio de la conversación, solo tienes que navegar hasta (Contexto > Activa Componentes) y seleccionar como componente “Reservas” para la interacción inicial (o sea 0).
Asimismo, también puedes asignar el componente para hacer reservas en la sección de Base de Datos. Al entrenar a tu bot con preguntas y respuestas, puedes configurar un comando específico como "Me gustaría hacer una Reserva" o sus variantes, para activar automáticamente en la conversación el sistema de reservas.
Pero si estás creando un guion complejo, puedes introducir dentro del diagrama de flujo el componente de la reserva. Mientras creas tu guion, en el panel lateral derecho se muestran todos los componentes que puedes ir agregando y casi al final se encuentra el componente “Reservas”.
Agregar este componente en determinado punto de la conversación permitirá que se active automáticamente el sistema de reservas que previamente configuraste con los días y horarios disponibles de tu negocio.
En el diagrama de flujo de conversación, el bot puede ir guiando al usuario hasta llegar al sistema de reservas, pero si no es el objetivo que persigue el usuario, también puede llevarlo a través de otras ramificaciones de conversación, dependiendo las opciones que el usuario elija. Esto te ayuda a crear opciones de atención al cliente mucho más robustas, pues un mismo bot puede hacerse cargo de reservas, así como puede responder algunas preguntas frecuentes.
Una vez que agregues el componente de reservas y que concluyas el guion, debes hacer clic en el botón “Guardar”, en la parte superior. Y si más adelante quisieras editar tu guion, en Guiones > Cargar Guiones, puedes hacerlo.
De esta manera, un bot de WhatsApp puede iniciar una conversación con opciones múltiples entre las que el usuario puede decidir qué quiere hacer. Por ejemplo, puede dar las opciones: “Hacer una reserva”, “Preguntas frecuentes”, “Promociones”. Al usuario elegir una de esas opciones, el bot llevará la conversación en consecuencia.
En WhatsApp, los bots se desenvuelven de la misma manera como lo hacen en cualquier otro canal, es decir, tal y como han sido configurados. Hay que aclarar que los bots no contactan a usuarios ni envían mensajes masivos, son interfaces de conversación que se activan una vez que el usuario entra en contacto con ellos.
En ChatCompose, la integración con WhatsApp está disponible en el Plan Premium, no obstante, es una opción limitada por Facebook, propietario de WhatsApp. Para poder implementar este tipo de tecnologías en WhatsApp, Facebook exige que la empresa tenga una cuenta verificada en su plataforma.
En caso contrario, no es posible integrar el chatbot.
Si tu empresa cumple con este requisito indispensable, puedes solicitar un plan Premium e integrar el chatbot con la función de reservas que has creado no es para nada complicado. Solo debes navegar a Instalar > WhatsApp. Si ya tienes un número existente para usar el bot, debes solicitarlo a través del sitio web de WhatsApp, pero debes saber que es un proceso de aprobación que puede tardar algún tiempo.
ChatCompose ofrece la alternativa de solicitar un número nuevo en nuestra plataforma y nosotros gestionemos la aprobación de tu chatbot.
Con el número aprobado, tu bot de reservas estará funcionando sin inconvenientes. Los usuarios del chatbot que escriban al WhatsApp de tu empresa, al ingresar en la rutina de Reservas verán los días que estás disponible y las horas. Podrán seleccionar entre esos días y horarios disponibles la cita que más les convenga.
Una vez que un usuario haya hecho una reserva, vas a recibir un correo de notificación avisándote la hora junto con el nombre y el correo de quien hizo la reserva. Pero de forma más práctica, en el panel de reservas de ChatCompose verás en rojo las horas que ya han sido asignadas para una cita o reserva y por quién.
De esta forma puedes crear un calendario de disponibilidad de tu servicio, agregarlo como componente a uno de tus guiones conversacionales e integrar un sistema de reservas práctico a la app de mensajería más popular, WhatsApp.
