Durante años, los asistentes administrativos han sido vitales para las empresas que se encargan de tareas recurrentes y repetitivas. Desde responder correos electrónicos hasta programar reuniones, los asistentes administrativos siempre han estado a cargo de todas aquellas tareas de las que los gerentes deben deshacerse para invertir mejor su tiempo.
Sin embargo, en los últimos años ha habido una tendencia que exige la automatización de procesos. Es una alternativa al enfoque tradicional que reemplaza las funciones de un humano con software que puede realizar tareas similares.
Es importante aclarar que el factor humano sigue siendo importante en la administración. Pero las herramientas de automatización pueden aliviar la mayor parte de la carga de los asistentes administrativos y acelerar los procesos comerciales generales. Puede consultar nuestras herramientas registrando una cuenta aquí .
Se refiere al uso de tecnologías que logran agilizar y automatizar cualquier tarea administrativa. La automatización es el acto de hacer que las cosas funcionen automáticamente, con poca o ninguna intervención humana.
En general, solo tienes que instalar y configurar un software en unos pocos pasos bajo ciertos parámetros, luego este software hará el resto. Estos sistemas funcionan sin que tengas que supervisar o atender cada tarea tal como aparece, por lo que tienes mucho más tiempo libre para trabajos más importantes.
Además del software, la automatización utiliza tecnologías basadas en inteligencia artificial y aprendizaje automático. Los tres se combinan para una mejor funcionalidad y optimización de procesos.
Para ayudarlo con el proceso de automatización administrativa, hemos seleccionado una lista de tareas que se consideran las mejores candidatas para una automatización rápida y segura.
Un software o complemento puede encargarse de responder sus correos electrónicos por usted. Cuando alguien le envía un mensaje, recibirá una respuesta automática agradeciéndole por ponerse en contacto o indicándole que responderá a su correo electrónico lo antes posible.
Incluso hay programas lo suficientemente inteligentes que pueden dar una respuesta oportuna a una consulta específica de una persona. Para ello, se utiliza el procesamiento del lenguaje natural o el aprendizaje automático. Es decir, es un software que está programado para reconocer ciertas preguntas y corregir las respuestas. Por el momento no está del todo refinado, pero tiene buenas perspectivas de futuro.
También puede enviar correos electrónicos masivos automáticamente a aquellos que forman parte de su lista de correo electrónico o que le han hecho una compra. En cualquier caso, no tendrás que escribir nada, es un adiós a gran parte del trabajo manual de la escritura correcta.
La creación de facturas es uno de los trabajos más tediosos y repetitivos. La buena noticia es que se puede automatizar. Ahora hay un software que crea automáticamente facturas para cada transacción y las envía. Las facturas consumen mucho tiempo para las empresas, por lo que es genial tener una opción que funcione de forma masiva con un solo clic.
Cobrar deudas lleva mucho tiempo. Pero nuevamente, una plataforma de automatización puede salvar el día en el manejo de pagos y transferencias de dinero. Puede programar un sistema para cobrar pagos automáticamente en una fecha específica cada mes.
Mantener la agenda ha sido el trabajo de los asistentes administrativos y secretarios durante años. Ahora, no necesita que una persona tome notas o lo llame para recordarle su próxima reunión.
Tener una plataforma que tenga calendarios con disponibilidad horaria, y que te permita reservar nuevas reuniones de forma automática es siempre una buena opción. Para obtener más información sobre esto, consulte nuestro sistema de reserva automatizado .
Los equipos de atención al cliente se enfrentan ahora a un gran desafío, y es que hoy las personas están acostumbradas a la velocidad y, cuando no obtienen respuestas rápidas, se sienten insatisfechas. No quieren quedarse de brazos cruzados durante horas o esperar un correo electrónico durante días.
Al construir un chatbot con nuestra plataforma, puede crear un asistente que responderá preguntas de inmediato, las 24 horas del día.
