La automatización de cobros y cuentas por pagar permite a los empleados concentrarse en sistemas que necesitan una intervención humana frecuente y una atención dedicada. También crea una mayor probabilidad de que se reciban los pagos, ya que todas las deudas se manejan a través del sistema, lo que garantiza que todas y cada una de las deudas se aborden y enruten de manera óptima.
Sin embargo, hay procesos en el ciclo de cobranza que se benefician más que otros mediante la automatización. Los expertos sugieren comenzar con estrategias de emparejamiento, planes de pago y llamadas telefónicas para garantizar la eficiencia durante el resto del proceso.
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La gestión automatizada de la deuda tiene muchos beneficios. Al principio llevará tiempo, pero una vez que automatices las tareas obtendrás mucho valor añadido.
Rápido retorno de la inversión : un plazo razonable para implementar una nueva automatización en una pequeña empresa es de uno a dos meses para la instalación, con resultados significativos evidentes uno o dos meses después, y retornos de la inversión dentro de un año.
Causará un rendimiento positivo de la inversión, a menos que el flujo de caja sea demasiado ajustado para considerar dicha inversión.
Mejor productividad del cobro de deudas : Todo el proceso se realiza en una fecha establecida en el calendario, de forma automática, eficiente y sin intervención humana.
Mejor servicio al cliente : todos los clientes están cubiertos por el sistema por igual, y los recolectores y empleados tienen más tiempo libre para atender otras inquietudes de los clientes.
Optimización del tiempo : las tareas manuales que realizan habitualmente los recopiladores incluyen la revisión de informes para identificar a los clientes que necesitan ser contactados, la priorización de los contactos de los clientes, la elaboración de listas diarias de tareas pendientes, la investigación y la recopilación de toda la documentación necesaria.
Todas estas tareas manuales son actividades repetitivas y ejercen presión sobre la eficiencia y productividad del recolector. Con la automatización, todas estas tareas administrativas se eliminan o simplifican.
Coherencia : la forma en que los recopiladores almacenan los datos puede variar ampliamente de un individuo a otro, especialmente si la capacitación de los recopiladores es inconsistente. La automatización permite que una empresa implemente un enfoque de "mejores prácticas", reduciendo así muchas variaciones individuales.
Puede automatizar el proceso de recolección desde un chatbot o una llamada telefónica. Así, el deudor puede pagar en cualquier momento del día sin inconvenientes. Además, los pagos con tarjeta son seguros, no tendrás que lidiar con cheques bancarios y todo el proceso de cobro será mucho más sencillo.
Asegúrese de que todo el software que está utilizando hable el mismo idioma. En pocas palabras, asegúrese de que el flujo de trabajo de su software mantenga todos sus datos e información en el mismo lugar y en el mismo formato.
Porque si diferentes miembros del personal mantienen diferentes cuentas de cobranza en diferentes ubicaciones utilizando diferentes paquetes de software, será muy difícil localizar rápidamente información sobre un deudor en particular.
Utilice filtros para clasificar sus cuentas pendientes desde la cuenta que tiene más probabilidades de pagar hasta la cuenta que tiene menos probabilidades de pagar. De esta forma no perderá llamadas telefónicas ni correos electrónicos.
La automatización del flujo de trabajo consiste en establecer un flujo de trabajo estándar sobre cuándo ejecutar cada paso en su proceso de cobranza. Al utilizar la programación de llamadas o correo electrónico, puede automatizar el proceso para asegurarse de que se sigue el flujo de trabajo específico que planeó.
Es una opción para quienes manejan una gran cantidad de deuda porque todos los procesos están unificados en un sistema telefónico automático. Se ha comprobado que los bots para teléfonos aumentan la productividad y la eficiencia de las llamadas de cobro, y ahora algunos pueden enviar mensajes de texto a los deudores.
Hacer llamadas de cobranza es uno de los aspectos más frustrantes y que consumen más tiempo del cobro de deudas, por lo que las llamadas automáticas son invaluables para los cobradores y las empresas.
La automatización de la cobranza de deudas tiene muchos beneficios asociados. Sin embargo, lo más importante es que puede modelar e implementar el mejor flujo de trabajo para sus necesidades comerciales.
