Pendant des années, les assistants administratifs ont été essentiels aux entreprises qui s'occupent de tâches récurrentes et répétitives. De la réponse aux e-mails à la planification des réunions, les assistantes administratives ont toujours été en charge de toutes ces tâches dont les managers doivent se débarrasser afin de mieux investir leur temps.
Cependant, ces dernières années, il y a eu une tendance appelant à l'automatisation des processus. C'est une alternative à l'approche traditionnelle qui remplace les fonctions d'un humain par un logiciel capable d'effectuer des tâches similaires.
Il est important de préciser que le facteur humain est toujours important dans l'administration. Mais les outils d'automatisation peuvent alléger la plus grande partie du fardeau des assistants administratifs et accélérer les processus commerciaux globaux. Vous pouvez consulter nos outils en créant un compte ici .
Il fait référence à l'utilisation de technologies qui parviennent à accélérer et à automatiser toute tâche administrative. L'automatisation est l'acte de faire fonctionner les choses automatiquement, avec peu ou pas d'intervention humaine.
En général, vous n'avez qu'à installer et configurer un logiciel en quelques étapes sous certains paramètres, puis ce logiciel fera le reste. Ces systèmes fonctionnent sans que vous ayez à superviser ou à vous occuper de chaque tâche telle qu'elle apparaît, de sorte que vous avez beaucoup plus de temps libre pour un travail plus important.
En plus des logiciels, l'automatisation utilise des technologies basées sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique. Les trois se combinent pour une meilleure fonctionnalité et une optimisation des processus.
Pour vous aider dans le processus d'automatisation administrative, nous avons sélectionné une liste de tâches considérées comme les meilleures candidates pour une automatisation rapide et sécurisée.
Un logiciel ou un plugin peut se charger de répondre à vos e-mails à votre place. Lorsqu'une personne vous envoie un message, elle reçoit une réponse automatique la remerciant d'avoir pris contact ou indiquant que vous répondrez à son e-mail dans les plus brefs délais.
Il existe même des programmes assez intelligents qui peuvent donner une réponse rapide à une requête spécifique d'une personne. Pour cela, le traitement du langage naturel ou l'apprentissage automatique est utilisé. C'est-à-dire qu'il s'agit d'un logiciel qui est programmé pour reconnaître certaines questions et corriger les réponses. Pour le moment, il n'est pas entièrement raffiné, mais il a de bonnes perspectives pour l'avenir.
Vous pouvez également envoyer des e-mails en masse automatiquement à ceux qui font partie de votre liste de diffusion ou qui ont effectué un achat chez vous. Dans les deux cas, vous n'aurez rien à écrire, c'est un adieu à une grande partie du travail manuel d'écriture correcte.
La création de factures est l'une des tâches les plus fastidieuses et répétitives. La bonne nouvelle est qu'il peut être automatisé. Il existe maintenant des logiciels qui créent automatiquement des factures pour chaque transaction et les envoient. Les factures prennent beaucoup de temps pour les entreprises, il est donc formidable d'avoir une option qui fonctionne massivement en un seul clic.
Recouvrement des dettes prend beaucoup de temps. Mais encore une fois, une plate-forme d'automatisation peut sauver la journée de la gestion des paiements et des transferts d'argent. Vous pouvez programmer un système pour collecter les paiements automatiquement à une date spécifique chaque mois.
Tenir l'agenda a été le travail des assistants administratifs et des secrétaires pendant des années. Désormais, vous n'avez plus besoin qu'une personne prenne des notes ou vous appelle pour vous rappeler votre prochaine réunion.
Avoir une plate-forme qui a des calendriers avec disponibilité du temps et vous permet de réserver automatiquement de nouvelles réunions est toujours une bonne option. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre système de réservation automatisé .
Les équipes de service client sont désormais confrontées à un grand défi, à savoir qu'aujourd'hui les gens sont habitués à accélérer et, lorsqu'ils n'obtiennent pas de réponses rapides, ils se sentent insatisfaits. Ils ne veulent pas rester inactifs pendant des heures ou attendre un e-mail pendant des jours.
En créant un chatbot avec notre plateforme, vous pouvez créer un assistant qui répondra aux questions immédiatement, 24 heures sur 24.
