L'automatisation des processus métier (APN) consiste à automatiser les processus métier au moyen de la technologie, ce qui permet aux entreprises de réduire leurs coûts et d'accroître leur productivité.

Lorsque vous entendez les mots «automatisation», vous pensez tout d’abord aux robots qui remplacent les humains dans la plupart des tâches. Cependant, cela ne fonctionne pas comme un APN.

Lorsque vous réfléchissez de la sorte, vous imaginez réellement l’intelligence artificielle que vous voyez dans les films qui contrôlent tout.

Cependant, alors que certaines IA se concentrent sur l’automatisation du travail humain physique (assemblage de produits, par exemple), d’autre part sur l’automatisation des processus et des flux de travail (processus d’approbation des documents, processus d’incorporation des employés, etc.).

Pour vous donner une meilleure idée du fonctionnement de l'automatisation des processus métier, nous allons, dans l'article suivant, détailler ce qu'est l'automatisation des processus métier et voir comment elle peut vous aider à améliorer l'organisation de votre entreprise.

Automatisation des processus métier

L'automatisation des processus métier consiste à utiliser la technologie pour exécuter des tâches ou des processus récurrents dans une entreprise où les tâches manuelles peuvent être remplacées. L'objectif est de minimiser les coûts, d'accroître l'efficacité et d'optimiser les processus.

L'automatisation des processus métier ne doit pas être confondue avec la gestion des processus métiers, qui est une discipline plus large impliquant l'administration de processus complexes dans l'ensemble de l'entreprise à l'aide de méthodologies différentes.

Nous expliquons ci-dessous ce que Business Process Automation représente de manière plus large.

Qu'est-ce que l'APN?

APN ou BPA (Business Process Automation) est un moyen d'automatiser des processus métier récurrents grâce à l'utilisation de logiciels et de différentes intégrations d'applications.

Autrement dit, au lieu de laisser vos employés effectuer des tâches simples et courantes, vous laissez simplement le logiciel s'en charger. Voici quelques exemples spécifiques de la façon dont APN peut fonctionner:

Service à la clientèle: si vous avez un site Web, vous avez probablement un logiciel de service à la clientèle configuré. Même si les fonctionnalités du logiciel ont tendance à être différentes, la plupart d’entre elles permettent d’automatiser les réponses des clients.

Par exemple, si votre logiciel rencontre des problèmes avec les utilisateurs qui se connectent via LinkedIn, il s'agit de 90% des problèmes de clients. Vous pouvez créer une réponse automatique à tout message mentionnant "LinkedIn", indiquant qu'il s'agit d'un problème connu et sur le point d'être résolu.

Cela permet à votre équipe d'assistance de résoudre les problèmes moins connus.

Gestion des approbations: supposons que vous travailliez sur les achats et demandez les nouvelles machines. Pour que l'ordre soit complété, vous devez passer par l'approbation de 5 directeurs généraux différents.

Sans automatisation, il vous faudrait rechercher chaque membre de la direction et demander des signatures. Avec le logiciel de gestion des approbations, il suffit de cliquer sur "démarrer le processus d'approbation".

Constitution de personnel: Quel que soit votre secteur d'activité, vous avez probablement déjà procédé à la constitution de personnel.

Le processus est généralement très structuré (document complet A, B, envoi d'un courrier électronique à la personne C, etc.). Ainsi, au lieu de tout recommencer à zéro, vous pouvez laisser le logiciel de gestion des flux de travail Diriger l'ensemble du processus.

Business Process Automation peut être complètement indépendant (automatiser plusieurs processus de l'entreprise) ou faire partie d'une initiative plus large, telle que:

Business Process Improvement (BPI): trouvez des processus médiocres et améliorez-les. Dans BPI, l'automatisation peut être une partie importante de celle-ci (amélioration générale par l'automatisation) ou simplement un petit casse-tête (automatiser une étape dans un processus).

Réingénierie des processus commerciaux (BPR): BPR fonctionne presque comme BPI, à la différence près qu'il se concentre sur la démolition et la reconstruction des processus à partir de zéro. L’automatisation tend à jouer un rôle important dans les initiatives de BPR; Dans la plupart des cas, si vous modifiez complètement un processus, cela est dû aux nouvelles technologies.

Business Process Management (BPM): Le BPM est une méthodologie d'amélioration continue: contrairement à BPI ou BPR, qui sont des initiatives uniques, le BPM est une activité systématiquement entreprise par une entreprise. Par conséquent, le BPA peut jouer un rôle dans la rationalisation et l’automatisation des processus anciens.

Avantages de l'automatisation des processus métier

Vous ne savez peut-être pas si le BPA est fait pour vous ou pas et croyez-nous lorsque nous vous dirons que nous vous comprenons. Et c'est toujours (plus ou moins) un nouveau concept, et il existe quelques idées fausses populaires sur le sujet.

Vous avez probablement même entendu dire que cela ne vaut pas la peine, que c'est très difficile et coûteux à mettre en œuvre. Le détail est que cela aurait pu être vrai il y a environ 10 ans, alors que les logiciels existants étaient chers et difficiles à installer, même avec une équipe de spécialistes en informatique.

Aujourd'hui, cependant, l'automatisation est beaucoup plus simple. La plupart des logiciels d'automatisation sont disponibles en ligne et vous pouvez les installer et les utiliser sans vous guider.

Aujourd'hui, l'adoption du logiciel BPA ne présente aucun inconvénient: le mot "automatisation" est synonyme d'efficacité. Plus vous automatisez votre entreprise, plus vos employés peuvent se concentrer sur le travail, c'est la seule chose qui compte. Cette automatisation réussie peut vous faire expérimenter trois avantages importants:

Augmentation de la valeur par emploi: l’automatisation des processus permettra à vos employés de ne plus se concentrer sur des tâches inutiles ou de faible valeur. Autrement dit, ils peuvent se concentrer sur un travail qui crée plus de valeur (et génère plus d’argent) pour votre entreprise.

Augmentation de la satisfaction des employés: quiconque a occupé un poste de stagiaire sait que les tâches domestiques et les tâches robotiques sont extrêmement néfastes pour la motivation et le plaisir du travail. Peu importe comment vous le regardez, personne n’aimera travailler dur toute la journée. Si de telles choses peuvent être automatisées, vous et vos employés serez plus heureux de faire un travail plus utile.

Minimisez les erreurs humaines: quelle que soit l'attention que vos employés accordent aux détails, ils sont toujours humains. Il y a toujours une petite chance que quelqu'un oublie quelque chose ou qu'une erreur soit commise. Les conséquences peuvent être mineures ou catastrophiques. Le bon logiciel vous rappellera régulièrement de vos tâches.

Plus généralement, une fois que vous avez automatisé vos processus métier, vous bénéficiez d'autres avantages, tels que:

• Vous constaterez une augmentation de la productivité grâce à un meilleur accès. Les outils d'automatisation des processus métier en nuage stockent vos données dans une base de données centrale. Cela vous aide à accéder aux données de n’importe quel emplacement ou appareil lorsque vous en avez besoin.
• Vos processus métiers seront beaucoup plus transparents. Vous pouvez suivre et surveiller les processus en cours d'exécution, ce qui peut améliorer la responsabilité et la visibilité.
• La possibilité de surveiller les processus à la volée vous aidera également à prendre conscience des erreurs et à les corriger au fur et à mesure qu'elles se produisent. Les rapports de performance vous fourniront des informations vous permettant de prendre des mesures préventives contre les erreurs récurrentes.
• Dans une perspective à long terme, vous constaterez des temps de réponse plus courts et une réduction des coûts grâce à la réduction des interventions manuelles.
  Vous serez également en mesure d'améliorer l'affectation de vos effectifs, car l'application gérera toutes les tâches matérielles récurrentes. De cette manière, vous pouvez rediriger vos employés vers des tâches qui nécessitent des efforts et du jugement humain.
• Le système d’automatisation des processus métiers permettra au final une efficacité accrue. Étant donné qu'il repose sur la notion d'amélioration continue des processus, les niveaux d'efficacité continueront d'augmenter.

Exemples et cas d'utilisation

Maintenant que vous savez comment fonctionne le BPA, vous attendez probablement qu'un logiciel miraculeux s'occupe de tout pour vous. Malheureusement, il n'y a pas une telle chose. Selon le type de processus que vous souhaitez automatiser, vous opterez pour un logiciel différent.

Par exemple, le même logiciel que vous utilisez pour l'automatisation des réseaux sociaux ne peut pas être utilisé pour rationaliser les opérations commerciales.

Vous devrez probablement consacrer un peu de temps à la recherche si vous voulez trouver le bon outil pour chaque travail, mais pour le faciliter, voici quelques exemples de cas d'utilisation.

Gestion des opérations

Sans la bonne technologie, la gestion des opérations peut être très difficile. Vous ne pouvez vraiment pas savoir comment vont vos projets ou vos processus sans contacter le chef d’équipe ou le superviseur, et même dans ce cas, tout type de manque de communication peut entraîner de nombreuses erreurs.

Le logiciel de gestion des processus métiers vous aide à suivre toutes les opérations (qui, quoi et quand de votre entreprise). Il vous permet de numériser vos flux de travail, en automatisant essentiellement toute la partie logistique d'un processus.

Autrement dit, le processus fonctionne essentiellement par lui-même. Un employé termine une tâche et le système notifie automatiquement à la prochaine personne du flux de travail qu'il a une nouvelle tâche.

Cela rend la gestion des opérations beaucoup plus facile et plus efficace. En tant que gestionnaire, vous obtenez un tableau de bord qui vous indique sur quoi travaillent tous vos employés et comment ils le font. Donc, si quelqu'un est en retard avec une échéance ou s'il y a un goulot d'étranglement dans un processus, vous le saurez immédiatement et vous pourrez éventuellement y remédier.

Gestion de tâches ou de projets

Si vous avez travaillé dans une entreprise qui n’utilise pas de logiciel de gestion de tâches, vous saurez que des choses comme: courriels, informations, fichiers, tâches en attente, etc. Tout peut être perdu dans le manque de communication, à moins que vous ne disposiez du logiciel pour l'éviter.

Le logiciel de gestion des tâches est essentiellement un panneau de contrôle avec les tâches de chacun et peut servir de tableau de bord numérique.

Attention au client

S'il s'agit d'une entreprise de logiciels, vous avez probablement un formulaire de service clientèle en ligne sur votre site Web (ou mieux encore, un outil dédié à cela).

Supposons maintenant qu'une erreur se produise dans la nouvelle mise à jour, qui affecte une grande partie de ses utilisateurs. En une journée, votre boîte de réception sera remplie de centaines, voire de milliers de SMS se plaignant du problème, et votre équipe de support ne peut absolument pas gérer tout cela.

Si vous utilisez un chatbot pour le service client, vous pouvez automatiser la plupart des réponses.

Si l'instruction du client contient un mot clé concernant la nouvelle erreur ou le nouveau problème, vous pouvez envoyer une réponse automatique à chaque nouvelle instruction en vous excusant et en expliquant le problème.

Vous pouvez également automatiser 90% de votre service client si vous effectuez des recherches. Vous pouvez combiner une liste de questions fréquemment posées sur le logiciel et identifier plusieurs mots-clés mentionnés. Créez ensuite des messages distincts que vous pouvez envoyer aux utilisateurs qui se plaignent du mot clé et le tour est joué. Il y a l'essentiel de votre travail de service client.

Gestion des médias sociaux

Très probablement, vous avez déjà un stagiaire ou deux en charge de vos comptes de médias sociaux, répondant aux questions de clients potentiels.

Ou bien, s’il s’agit d’une petite entreprise ou d’une startup, cela pourrait être encore pire: vous pourriez passer le temps précieux de vos quelques employés sur quelque chose qui peut être automatisé. Vous pouvez libérer ce temps en utilisant des chatbots ou des réponses automatiques.

ChatCompose vous permet de configurer les chatbots pour répondre aux questions fréquemment posées par les utilisateurs, générer des leads ou les transférer au personnel du service clientèle.

Enfin, nous pouvons dire que lorsque les entreprises implémentent l'automatisation des processus métier, elles se libèrent et libèrent leurs employés pour qu'ils puissent effectuer le travail qui importe vraiment.

L'automatisation vous permet également d'éliminer tout risque d'erreur humaine, ce qui conduit à un meilleur produit ou service. Bien entendu, tout cela affecte le résultat final de l'entreprise, permettant une plus grande productivité, ce qui conduit à des profits plus importants.