Aujourd'hui, de nombreuses organisations ressentent le besoin d'automatiser les processus métier internes afin de réduire les coûts d'exploitation et d'améliorer la productivité.
L'automatisation des processus métier dans votre organisation peut être incroyablement bénéfique, permettant potentiellement aux organisations de réduire le coût des fonctions de travail automatisées de 30 à 40 % tout en doublant leur efficacité.
Cependant, une automatisation interrompue peut entraîner un gaspillage de ressources et peut décourager les organisations de poursuivre d'autres projets d'automatisation pendant une longue période, les plaçant finalement derrière des concurrents qui adoptent l'automatisation et la font fonctionner. Cela dit, voyons comment identifier les processus que vous pouvez automatiser.
La première chose à faire pour sélectionner le meilleur processus à automatiser est de comprendre les différences entre les humains et les machines.
Les humains sont meilleurs lorsqu'il s'agit de gérer l'incertitude, l'ambiguïté et la nouveauté, mais les machines ne peuvent toujours pas les gérer et ne peuvent souvent pas gérer les changements inattendus.
Cela est également vrai lorsqu'il s'agit de juger ou de prendre des décisions dans des circonstances aussi changeantes. Les ordinateurs ne peuvent pas complètement remplacer les humains dans ces conditions.
Les humains sont doués pour travailler avec des données non structurées et analogiques, tandis que les ordinateurs ont besoin de données structurées et numériques. Les humains sont moins capables d'exécuter systématiquement les mêmes processus.
La répétition des tâches routinières rend la concentration difficile, ce qui entraîne des erreurs. Les ordinateurs, en revanche, sont meilleurs ici. De plus, les tâches effectuées par les ordinateurs peuvent évoluer massivement, ce qui n'est pas facile à réaliser avec des travailleurs humains. Ces différences définissent les facteurs à prendre en compte lors de la sélection du bon processus d'automatisation.
Sur la base de ce qui précède, nous pouvons formuler plusieurs facteurs pour définir le processus le plus approprié à exécuter par une machine et où nous pouvons éliminer les erreurs humaines. Bien sûr, la sélection du meilleur processus dépend des outils que vous utilisez pour automatiser.
Définir le processus comme un bon ajustement pour l'automatisation n'est pas suffisant pour sa mise en œuvre réussie. Après avoir sélectionné votre cas d'utilisation, posez-vous deux questions : est-il judicieux de l'automatiser ? Y a-t-il assez d'élan pour cela?
Et est-ce que tous les cas d'utilisation qui peuvent être automatisés n'en valent pas la peine. L'automatisation des processus métier devrait avoir un impact positif sur votre organisation qui dépasse les ressources dépensées : réduction des coûts, plus grande précision des processus, élimination des erreurs humaines, etc. Aussi, avant de mettre en œuvre le cas d'utilisation, assurez-vous qu'il y a un support dans votre organisation .
Négliger ces facteurs peut entraîner l'échec d'une tentative d'automatisation, même si le potentiel d'automatisation des processus est très élevé.
Un processus doit avoir des entrées et des sorties clairement définies, vous devez identifier quelles tâches de votre organisation sont répétitives, volumineuses, basées sur des règles et sujettes aux erreurs humaines.
Si la tâche a toutes ces caractéristiques, c'est probablement un excellent candidat pour l'automatisation.
1. Un processus peut-il être complété manuellement par une personne assise devant un PC travaillant avec des applications ?
2. Un travailleur humain effectue-t-il la tâche plus d'une fois par semaine ?
3. Est-il nécessaire de terminer la tâche rapidement avec un personnel limité ?
4. Y a-t-il des tâches répétitives que les employés n'aiment pas ?
