Les chatbots sont des programmes conversationnels utilisés pour répondre à divers besoins commerciaux, y compris le service client. Les phonebots sont basés sur les mêmes programmes conversationnels, mais ils portent la conversation par voix et non par texte.
Grâce à ces robots téléphoniques, le système de prise de rendez-vous de toute entreprise peut être automatisé. Il vous suffit de créer un script, d'avoir un composant Réservations configuré avec disponibilité, et c'est tout. Le système se chargera d'attribuer les heures de rendez-vous sans écarts.
La meilleure chose à propos de ces systèmes est que, contrairement à un agent humain, ils ne prennent pas de pauses ou de vacances. Chaque fois que vous voulez qu'il soit actif, il le sera, même 24h/24 et 7j/7. Et plus encore, étant un système automatisé, il peut servir d'innombrables utilisateurs en même temps. Nous vous montrons comment prendre des rendez-vous à l'aide d'un robot téléphonique.
Définir vos heures de disponibilité dans ChatCompose est très simple. Le système de réservation est disponible depuis notre plan Business, mais vous pouvez commencer à le tester avec la version d'essai de 15 jours.
Une fois votre compte ChatCompose actif, il vous suffit de vous rendre dans la section Réservations / Rendez-vous (dans Apps). Là, vous verrez un calendrier des événements où vous pouvez attribuer votre disponibilité.
Si vous souhaitez ouvrir la disponibilité à une certaine heure, il vous suffit de cliquer sur l'heure. Dans notre système par défaut, les rendez-vous sont attribués une demi-heure à la fois, mais vous pouvez créer des rendez-vous plus longs en faisant glisser le clic pour l'heure souhaitée.
La suppression des réservations est très simple. Vous n'avez qu'à cliquer sur l'événement, comme lorsque vous avez attribué le rendez-vous. Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Enregistrer le calendrier" pour mettre à jour votre calendrier.
Comme vous pouvez le voir, la configuration du calendrier est exactement la même pour les chatbots et pour les Phonebots. Même le processus de configuration du script est le même, la seule chose qui change est le canal où vit le bot, qui dans ce cas est un appel téléphonique.
Pour créer un script pour un Phonebot, il vous suffit de naviguer dans la plate-forme vers Scripts> Créer un script. Attribuez un identifiant et une salutation initiale à votre script. Ajoutez ensuite le message d'ouverture et démarrez la conversation dans l'organigramme.
Les robots téléphoniques, comme les agents humains, suivent un script qu'ils reproduisent avant l'utilisateur et suivent en fonction des réponses de l'utilisateur. Un phonebot peut prononcer les messages de vos scripts, évaluer des options, transférer des appels, jouer des sons, évaluer des composants conditionnels, interroger une API, faire des réservations, etc.
À presque tous égards, le phonebot est construit de la même manière que les chatbots de pages Web.
Cependant, les composants Options et Réservations sont représentés différemment. Dans un chatbot, les options sont représentées sous forme d'éléments cliquables, tandis que dans le phonebot, ces éléments seront affichés sous forme d'options que vous pouvez choisir avec votre clavier mobile.
Voici à quoi cela ressemble dans l'organigramme, que vous créiez un script pour un bot Web ou un bot téléphonique.
Voici comment les options sont affichées sur un site Web :
Mais lors d'un appel téléphonique, le bot prononcera ces options comme suit :
Veuillez sélectionner une option:
Pour réserver, appuyez sur 1
Pour des réponses rapides, appuyez sur 2
Pour ouvrir un ticket de support, appuyez sur 3
Et avec des réserves, ce n'est pas très différent. Les options de réservation sont également prononcées comme des options avec numéro.
Veuillez sélectionner une option:
Pour le 2 octobre 07:30 appuyez sur 1
Pour le 2 octobre 09h30 appuyez sur 2
Pour le 3 octobre, 13h30, appuyez sur 3 ...
Pour en savoir plus, appuyez sur 4
Le phonebot recherchera les 5 prochaines dates disponibles. Il offrira également la possibilité de continuer à rechercher d'autres dates disponibles.
Pour activer le système de réservation au sein de votre bot téléphonique, vous devez utiliser le composant "Réservation" dans votre script. Vous avez deux choix, vous pouvez faire en sorte que vos utilisateurs réservent avec leur email ou avec leur téléphone.
Leurs informations vous seront envoyées par e-mail, mais vous pouvez également les vérifier dans la rubrique Réservation de la Plateforme.
Dans les appels téléphoniques, vous ne pouvez choisir que des scripts contenant des composants tels que Message, Option, Transfert, Formulaire, Condition et Réservation. Assurez-vous donc que votre script n'inclut pas d'autres composants tels que HTML, téléchargements, paiements, vidéos, liens, etc. car ils seront affichés comme non valides.
ChatCompose vous offre la possibilité de tester vos scripts téléphoniques pour la prise de rendez-vous. Pour ce faire, appelez le numéro dans la section Phonebot>Test et entrez votre code de test suivi du signe dièse (#). Pour obtenir le code, appuyez simplement sur "Obtenir le code". Un code aléatoire pour votre script sera généré.
Pour configurer votre bot téléphonique, vous devez acheter le forfait téléphonique sur notre plateforme.
Pour recevoir des appels des clients, accédez à PhoneBot> Configuration, configurez le script qui inclut le composant Réservation, ainsi que le numéro de téléphone que vous utiliserez.
Enregistrez les modifications et la prochaine fois qu'un utilisateur appelle votre numéro de téléphone, le script qui inclut l'option pour planifier des rendez-vous sera lu, car ce numéro est directement lié à ce script.
Et si vous voulez, c'est appeler vos clients, il y a deux façons de le faire. Vous pouvez télécharger un csv dans ce format qui inclut l'origine du numéro de téléphone de l'appel, le numéro de téléphone de destination et le script (dans ce cas celui qui inclut le composant Réservation) qui sera chargé pour cet appel.
L'autre façon est de faire un appel API. Pour ce faire, demandez un jeton de sécurité et appelez l'API avec ces paramètres :
{
"Utilisateur": "votre utilisateur",
"From":"Un de vos numéros",
"À": "Numéro de destination",
"Script": "le script à charger",
"token":"votre jeton de sécurité"
}
Ainsi, chaque fois que vous avez besoin de votre phonebot pour passer un appel, vous pouvez envoyer ces paramètres au point de terminaison de l'API.
Les enregistrements des rendez-vous sont conservés dans la plateforme (dans le calendrier, en rouge), et vous recevrez également une notification par e-mail avec les données du client à chaque fois qu'un rendez-vous est programmé.
De plus, vous pouvez intégrer des calendriers que vous avez déjà intégrés dans des services tels que Google Calendar et Outlook Calendar, dans les paramètres du calendrier.
