Saat ini, banyak organisasi merasa perlu untuk mengotomatisasi proses bisnis internal untuk mengurangi biaya operasi dan meningkatkan produktivitas.
Mengotomatiskan proses bisnis di organisasi Anda bisa sangat bermanfaat, berpotensi memungkinkan organisasi mengurangi biaya fungsi kerja otomatis hingga 30-40% sambil menggandakan efisiensinya.
Namun, otomatisasi yang rusak dapat berarti sumber daya yang terbuang dan dapat mencegah organisasi mengejar proyek otomatisasi lain untuk waktu yang lama, akhirnya menempatkan mereka di belakang pesaing yang merangkul otomatisasi dan membuatnya bekerja. Dengan itu, mari kita lihat bagaimana mengidentifikasi proses yang dapat Anda otomatisasi.
Hal pertama yang harus dilakukan untuk memilih proses terbaik untuk diotomatisasi adalah memahami perbedaan antara manusia dan mesin.
Manusia lebih baik dalam menghadapi ketidakpastian, ambiguitas, dan kebaruan, tetapi mesin masih tidak dapat menanganinya dan sering kali tidak dapat menavigasi perubahan yang tidak terduga.
Hal ini juga berlaku dalam hal menilai atau membuat keputusan dalam situasi yang berubah-ubah seperti itu. Komputer tidak dapat sepenuhnya menggantikan manusia dalam kondisi ini.
Manusia pandai bekerja dengan data tidak terstruktur dan analog, sedangkan komputer membutuhkan data terstruktur dan digital. Manusia kurang mampu secara konsisten menjalankan proses yang sama.
Pengulangan tugas rutin membuat sulit berkonsentrasi, sehingga terjadi kesalahan. Komputer, di sisi lain, lebih baik di sini. Selain itu, tugas yang dilakukan oleh komputer dapat diskalakan secara besar-besaran, yang tidak mudah diselesaikan dengan pekerja manusia. Perbedaan ini menentukan faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih proses otomatisasi yang tepat.
Berdasarkan hal di atas, kita dapat merumuskan beberapa faktor untuk menentukan proses yang paling cocok untuk dilakukan oleh mesin dan di mana kita dapat menghilangkan kesalahan manusia. Tentu saja, memilih proses terbaik tergantung pada alat yang Anda gunakan untuk mengotomatisasi.
Mendefinisikan proses sebagai cocok untuk otomatisasi tidak cukup untuk implementasi yang sukses. Setelah Anda memilih kasus penggunaan Anda, tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan: Apakah masuk akal untuk mengotomatiskannya? Apakah ada cukup momentum untuk itu?
Dan apakah tidak semua kasus penggunaan yang dapat diotomatisasi sepadan. Otomatisasi proses bisnis harus memiliki dampak positif pada organisasi Anda yang melebihi sumber daya yang dihabiskan: pengurangan biaya, ketepatan proses yang lebih baik, penghapusan kesalahan manusia, dll. Juga, sebelum menerapkan kasus penggunaan, pastikan ada dukungan di organisasi Anda .
Mengabaikan faktor-faktor ini dapat mengakibatkan upaya otomatisasi yang gagal, bahkan jika potensi otomatisasi proses sangat tinggi.
Sebuah proses harus memiliki input dan output yang jelas, Anda perlu mengidentifikasi tugas organisasi mana yang berulang, volume tinggi, berbasis aturan, dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Jika tugas memiliki semua karakteristik ini, itu mungkin kandidat yang sangat baik untuk otomatisasi.
1. Dapatkah suatu proses diselesaikan secara manual oleh seseorang yang duduk di depan PC yang bekerja dengan aplikasi?
2. Apakah seorang pekerja manusia melakukan tugas tersebut lebih dari sekali seminggu?
3. Apakah perlu menyelesaikan tugas dengan cepat dengan staf yang terbatas?
4. Apakah ada tugas berulang yang tidak disukai karyawan?
