L'automazione dei processi aziendali (APN) è l'automazione dei processi aziendali attraverso la tecnologia, che consente alle aziende di ridurre i costi e aumentare la produttività.

Quando senti le parole "automazione", la prima cosa che viene in mente sono i robot che sostituiscono gli umani nella maggior parte dei compiti. Tuttavia, questo non funziona con un APN.

Quando la pensi così, quello che stai davvero immaginando è l'intelligenza artificiale che vedi nei film che controllano tutto.

Tuttavia, mentre alcuni AI si concentrano sull'automazione del lavoro umano fisico (assemblaggio di prodotti, ad esempio), altri si concentrano sull'automazione di processi e flussi di lavoro (processo di approvazione dei documenti, processo di incorporazione dei dipendenti, ecc.).

Per darvi un'idea migliore di come funziona l'automazione dei processi aziendali, nel seguente articolo entreremo in maggiori dettagli su cosa sia l'automazione dei processi aziendali e su come può aiutarvi a ottenere una migliore organizzazione nella vostra azienda.

Automazione dei processi aziendali

L'automazione dei processi aziendali è l'uso della tecnologia per eseguire attività o processi ricorrenti in un'azienda in cui è possibile sostituire lo sforzo manuale. Viene fatto per ottenere la minimizzazione dei costi, una maggiore efficienza e processi ottimizzati.

L'automazione dei processi aziendali non deve essere confusa con la gestione dei processi aziendali, che è una disciplina più ampia che prevede l'amministrazione di processi complessi in tutta l'organizzazione utilizzando metodologie diverse.

Di seguito spieghiamo cos'è Business Process Automation in senso lato.

Cos'è l'APN?

APN o BPA (Business Process Automation) è un mezzo per automatizzare i processi aziendali ricorrenti attraverso l'uso di software e diverse integrazioni di applicazioni.

Cioè, invece di far svolgere ai tuoi dipendenti compiti semplici e comuni, lasci che il software se ne occupi. Ecco alcuni esempi specifici di come APN può funzionare:

Servizio clienti: se si dispone di qualsiasi tipo di sito Web, probabilmente è installato un tipo di software di servizio clienti. Mentre il software tende a differire in termini di funzionalità, la maggior parte di essi consente di automatizzare le risposte dei clienti.

Ad esempio, se il tuo software ha problemi con gli utenti che accedono tramite LinkedIn e questo è il 90% dei problemi dei clienti. Puoi creare una risposta automatica a qualsiasi messaggio che abbia menzionato "LinkedIn", dicendo che si tratta di un problema noto e che verrà presto risolto.

Ciò consente al team di supporto di risolvere problemi meno noti.

Gestione dell'approvazione: supponiamo che tu stia lavorando all'approvvigionamento e richieda i nuovi macchinari. Per completare l'ordine, è necessario passare l'approvazione di 5 diversi direttori generali.

Senza automazione, dovresti cercare ogni membro della direzione e chiedere firme. Con il software di gestione dell'approvazione, è sufficiente fare clic su "Avvia il processo di approvazione".

Incorporazione dei dipendenti: Qualunque sia il tuo settore, probabilmente hai già incorporato i dipendenti.

Il processo di solito è molto strutturato (documento completo A, B, invia un'e-mail alla persona C, ecc.), Quindi invece di fare tutto da zero, puoi lasciare che il software di gestione del flusso di lavoro Guida l'intero processo.

L'automazione dei processi aziendali può essere completamente indipendente (automatizzare diversi processi aziendali) o far parte di un'iniziativa più ampia, come ad esempio:

Business Process Improvement (BPI): trova processi mediocri e migliorali. In BPI, l'automazione può essere una grande parte di essa (miglioramento generale attraverso l'automazione) o semplicemente un piccolo pezzo di puzzle (automatizzare un passaggio in un processo).

Reengineering dei processi commerciali (BPR): il BPR funziona quasi come il BPI, con la differenza principale che si concentra sulla demolizione e ricostruzione dei processi da zero. L'automazione tende a svolgere un ruolo importante nelle iniziative di BPR; Nella maggior parte dei casi, se si sta riprogettando completamente un processo, ciò è dovuto alle nuove tecnologie.

Business Process Management (BPM): BPM è una metodologia per il miglioramento continuo: a differenza di BPI o BPR, che sono iniziative uniche, il BPM è qualcosa che un'azienda fa sistematicamente. Di conseguenza, BPA può svolgere un ruolo nella razionalizzazione e nell'automazione dei vecchi processi.

Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Potresti non sapere se BPA è per te o no e crederci quando ti diciamo che ti capiamo. Ed è ancora (più o meno) un nuovo concetto, e ci sono alcune false idee popolari sull'argomento.

Probabilmente hai anche sentito che non ne vale la pena, che è molto difficile e costoso da implementare. Il dettaglio è che questo potrebbe essere vero circa 10 anni fa, quando il software legacy era costoso e difficile da installare, anche con un team di specialisti IT.

Oggi, tuttavia, l'automazione è molto più semplice. La maggior parte dei software di automazione è disponibile online ed è qualcosa che puoi installare e utilizzare senza alcuna guida.

Oggi non ci sono svantaggi nell'adozione del software BPA: la stessa parola "automazione" è sinonimo di efficienza. Più automatizzi la tua attività, più i tuoi dipendenti possono concentrarsi sul lavoro che è l'unica cosa che conta. Questa automazione di successo può portarti a sperimentare tre importanti vantaggi che sono:

Aumento del valore per lavoro: l'automazione dei processi consentirà ai dipendenti di non concentrarsi più su attività inutili o di basso valore. Cioè, possono concentrarsi sul lavoro che crea più valore (e guadagna più denaro) per la tua azienda.

Maggiore soddisfazione dei dipendenti: chiunque abbia svolto un lavoro come stagista sa che i compiti domestici e robotici sono estremamente dannosi per la motivazione e il godimento del lavoro. Non importa come lo guardi, a nessuno piacerà lavorare sodo tutto il giorno. Se tali cose possono essere automatizzate, sia tu che i tuoi dipendenti sarete più felici di svolgere un lavoro più significativo.

Ridurre al minimo l'errore umano: non importa quanta attenzione i tuoi dipendenti hanno nei dettagli, sono ancora umani. C'è sempre una piccola possibilità che qualcuno dimentichi qualcosa o che si commetta un errore. Le conseguenze qui possono essere da lievi a catastrofiche. Il software giusto ti ricorderà le tue attività su base regolare.

Più in generale, una volta automatizzati i processi aziendali, troverai altri vantaggi come:

• Vedrai un aumento della produttività grazie a un migliore accesso. Gli strumenti di automazione dei processi aziendali basati su cloud archiviano i tuoi dati in un database centrale. Questo ti aiuta ad accedere ai dati da qualsiasi posizione o dispositivo quando ne hai bisogno.
• I tuoi processi aziendali saranno molto più trasparenti. È possibile tenere traccia e monitorare i processi mentre sono in esecuzione, migliorando la responsabilità e la visibilità.
• La capacità di monitorare i processi al volo ti aiuterà anche a essere consapevole degli errori e correggerli quando si verificano. I rapporti sulle prestazioni ti forniranno informazioni che ti consentiranno di adottare misure preventive contro errori ricorrenti.
• Da una prospettiva a lungo termine, inizierai a notare tempi di risposta più rapidi e una riduzione dei costi dovuta a minori interventi manuali.
• Ti troverai anche in una posizione per migliorare l'allocazione della tua forza lavoro, poiché l'applicazione gestirà tutte le attività quotidiane ricorrenti. In questo modo, puoi reindirizzare i tuoi dipendenti verso attività che richiedono sforzo e giudizio umano.
• Il sistema di automazione dei processi aziendali consentirà in definitiva una maggiore efficienza aziendale. Poiché si basa sul concetto di miglioramento continuo del processo, i livelli di efficienza continueranno ad aumentare in risposta.

Esempi e casi d'uso

Ora che sai come funziona BPA, probabilmente stai aspettando un software miracoloso che si occupi di tutto per te. Sfortunatamente, non esiste nulla del genere. A seconda del tipo di processi che desideri automatizzare, scegli un software diverso.

Ad esempio, lo stesso software utilizzato per l'automazione dei social network non può essere utilizzato per semplificare le operazioni aziendali.

Probabilmente dovrai dedicare un po 'di tempo alla ricerca se vuoi trovare lo strumento giusto per qualsiasi lavoro, ma per facilitarlo, ecco un paio di esempi di casi d'uso.

Gestione delle operazioni

Senza la giusta tecnologia, la gestione delle operazioni può essere molto difficile. Non puoi davvero sapere come vanno i tuoi progetti o processi senza contattare il responsabile del team o il supervisore e anche in questo caso, qualsiasi tipo di mancanza di comunicazione può portare a molti errori.

Il software di gestione dei processi aziendali ti aiuta a tenere traccia di tutte le operazioni (chi, cosa e quando della tua azienda). Ti consente di digitalizzare i tuoi flussi di lavoro, automatizzando essenzialmente l'intera parte logistica di un processo.

Cioè, il processo funziona essenzialmente da solo. Un dipendente completa un'attività e il sistema notifica automaticamente alla persona successiva nel flusso di lavoro che ha una nuova attività

Ciò rende la gestione delle operazioni molto più semplice ed efficiente. Come manager, ottieni una dashboard che ti mostra su cosa stanno lavorando tutti i tuoi dipendenti e come lo stanno facendo. Quindi, se qualcuno è in ritardo con una scadenza o c'è un collo di bottiglia in un processo, lo saprai immediatamente e potrai rimediare.

Gestione di attività o progetti

Se hai lavorato in un'azienda che non utilizza alcun tipo di software di gestione delle attività, saprai cose come: e-mail, informazioni, file, attività in sospeso, ecc. Tutto può andare perduto nella mancanza di comunicazione a meno che tu non abbia il software per evitarlo.

Il software di gestione delle attività è essenzialmente un pannello di controllo con le attività di tutti e può fungere da dashboard digitale.

Servizio clienti

Se si tratta di una società di software, probabilmente hai un modulo di assistenza clienti online sul tuo sito web (o ancora meglio, uno strumento dedicato per questo).

Supponiamo ora che si sia verificato un errore con il nuovo aggiornamento, che interessa gran parte dei suoi utenti. Entro un giorno, la tua casella di posta sarà piena di centinaia o migliaia di messaggi che lamentano il problema e non è possibile che il tuo team di supporto sia in grado di gestirlo.

Se si utilizza un chatbot per il servizio clienti, è possibile automatizzare la maggior parte delle risposte.

Se la dichiarazione del cliente contiene una parola chiave sul nuovo errore o problema, è possibile inviare una risposta automatica a ciascuna nuova dichiarazione scusandosi e spiegando qual è il problema.

Oppure puoi anche automatizzare il 90% del tuo servizio clienti, se fai qualche ricerca. È possibile combinare un elenco di domande frequenti sul software e identificare diverse parole chiave menzionate. Quindi, crea messaggi separati che puoi inviare agli utenti quando si lamentano della parola chiave e voilà. C'è la maggior parte del tuo servizio clienti.

Gestione dei social media

Molto probabilmente, hai già uno o due stagisti incaricati dei tuoi account sui social media, che rispondono alle domande dei potenziali clienti. Oppure, se si tratta di una piccola impresa o di una startup, potrebbe essere anche peggio: potresti passare il prezioso tempo dei tuoi pochi impiegati su qualcosa che può essere automatizzato. Puoi liberare quel tempo usando i chatbot o le risposte automatiche.

ChatCompose consente di configurare i chatbot per rispondere alle domande più frequenti degli utenti, generare lead o trasferirli al personale del servizio clienti.

Infine, possiamo dire che quando le aziende implementano l'automazione dei processi aziendali, si liberano e liberano i propri dipendenti per svolgere il lavoro che conta davvero.

L'automazione consente inoltre di eliminare qualsiasi rischio di errore umano, il che porta a un prodotto o servizio migliore. Tutto ciò, ovviamente, influisce sul risultato finale dell'azienda consentendo una maggiore produttività, che porta a maggiori profitti.