Oggi molte organizzazioni sentono la necessità di automatizzare i processi aziendali interni per ridurre i costi operativi e migliorare la produttività.
L'automazione dei processi aziendali nella tua organizzazione può essere incredibilmente vantaggiosa, consentendo potenzialmente alle organizzazioni di ridurre il costo delle funzioni di lavoro automatizzate del 30-40%, raddoppiando la loro efficienza.
Tuttavia, l'automazione interrotta può significare risorse sprecate e può scoraggiare le organizzazioni dal perseguire altri progetti di automazione per lungo tempo, mettendole alla fine dietro i concorrenti che abbracciano l'automazione e la fanno funzionare. Detto questo, vediamo come identificare i processi che puoi automatizzare.
La prima cosa da fare per selezionare il miglior processo da automatizzare è capire le differenze tra uomo e macchina.
Gli esseri umani sono migliori quando si tratta di affrontare l'incertezza, l'ambiguità e la novità, ma le macchine non sono ancora in grado di gestirli e spesso non possono affrontare cambiamenti inaspettati.
Questo è vero anche quando si tratta di giudicare o prendere decisioni in circostanze così mutevoli. I computer non possono sostituire completamente gli esseri umani in queste condizioni.
Gli esseri umani sono bravi a lavorare con dati non strutturati e analogici, mentre i computer hanno bisogno di dati strutturati e digitali. Gli esseri umani sono meno capaci di eseguire in modo coerente gli stessi processi.
La ripetizione di compiti di routine rende difficile la concentrazione, con conseguenti errori. I computer, d'altra parte, sono migliori qui. Inoltre, le attività eseguite dai computer possono scalare in modo massiccio, il che non è facilmente realizzabile con i lavoratori umani. Queste differenze definiscono i fattori da considerare quando si seleziona il processo corretto per l'automazione.
Sulla base di quanto sopra, possiamo formulare diversi fattori per definire il processo più adatto per essere eseguito da una macchina e dove possiamo eliminare gli errori umani. Naturalmente, la selezione del processo migliore dipende dagli strumenti che utilizzi per automatizzare.
Definire il processo come adatto per l'automazione non è sufficiente per la sua implementazione di successo. Dopo aver selezionato il tuo caso d'uso, poniti due domande: ha senso automatizzarlo? C'è abbastanza slancio per questo?
Ed è che non tutti i casi d'uso che possono essere automatizzati valgono la pena. L'automazione dei processi aziendali dovrebbe avere un impatto positivo sulla tua organizzazione che supera le risorse spese: riduzione dei costi, maggiore precisione dei processi, eliminazione degli errori umani, ecc. Inoltre, prima di implementare il caso d'uso, assicurati che ci sia supporto nella tua organizzazione .
Trascurare questi fattori potrebbe portare a un tentativo fallito di automazione, anche se il potenziale per l'automazione dei processi è molto alto.
Un processo deve avere input e output chiaramente definiti, è necessario identificare quali attività dell'organizzazione sono ripetitive, ad alto volume, basate su regole e soggette a errori umani.
Se l'attività ha tutte queste caratteristiche, è probabilmente un ottimo candidato per l'automazione.
1. Un processo può essere completato manualmente da una persona seduta al PC che lavora con le applicazioni?
2. Un lavoratore umano svolge il compito più di una volta alla settimana?
3. È necessario completare rapidamente l'attività con personale limitato?
4. Ci sono compiti ripetitivi che non piacciono ai dipendenti?
