Durante anos, os assistentes administrativos foram vitais para as empresas cuidando de tarefas recorrentes e repetitivas. Desde responder e-mails até agendar reuniões, os assistentes administrativos sempre se encarregaram de todas as tarefas das quais os gestores precisam se livrar para melhor investir seu tempo.
No entanto, nos últimos anos, tem havido uma tendência para a automação de processos. É uma alternativa à abordagem tradicional que substitui as funções de um ser humano por um software que pode realizar tarefas semelhantes.
É importante esclarecer que o fator humano ainda é importante na administração. Mas as ferramentas de automação podem aliviar a maior parte da carga dos assistentes administrativos e acelerar os processos gerais de negócios. Você pode verificar nossas ferramentas registrando uma conta aqui .
Refere-se ao uso de tecnologias que conseguem agilizar e automatizar qualquer tarefa administrativa. Automação é o ato de fazer as coisas funcionarem automaticamente, com pouca ou nenhuma intervenção humana.
Em geral, você só precisa instalar e configurar um software em algumas etapas sob certos parâmetros, então este software fará o resto. Esses sistemas funcionam sem que você precise supervisionar ou atender a cada tarefa que aparece, para que você tenha muito mais tempo livre para trabalhos mais importantes.
Além de software, a automação usa tecnologias baseadas em inteligência artificial e aprendizado de máquina. Todos os três se combinam para melhor funcionalidade e otimização do processo.
Para ajudá-lo com o processo de automação administrativa, selecionamos uma lista de tarefas que são consideradas as melhores candidatas para uma automação rápida e segura.
Um software ou plugin pode cuidar de responder seus e-mails para você. Quando alguém lhe enviar uma mensagem, receberá uma resposta automática agradecendo por ter entrado em contato ou indicando que você responderá ao e-mail o mais rápido possível.
Existem até programas inteligentes o suficiente que podem dar uma resposta oportuna a uma consulta específica de uma pessoa. Para isso, utiliza-se o processamento de linguagem natural ou aprendizado de máquina. Ou seja, é um software programado para reconhecer certas perguntas e corrigir as respostas. No momento não está totalmente refinado, mas tem boas perspectivas para o futuro.
Você também pode enviar e-mails em massa automaticamente para aqueles que fazem parte da sua lista de e-mail ou fizeram uma compra com você. Em qualquer caso, você não terá que escrever nada, é um adeus a muito do trabalho manual de escrita correta.
Criar faturas é um dos trabalhos mais tediosos e repetitivos. A boa notícia é que pode ser automatizado. Agora existem softwares que criam faturas automaticamente para cada transação e as envia. As faturas consomem tempo para as empresas, por isso é ótimo ter uma opção que funciona muito com um clique.
Cobrar dívidas leva muito tempo. Mas, novamente, uma plataforma de automação pode economizar o dia lidando com pagamentos e transferências de dinheiro. Você pode programar um sistema para cobrar pagamentos automaticamente em uma data específica a cada mês.
Manter a agenda tem sido tarefa dos assistentes administrativos e secretários há anos. Agora, você não precisa de ninguém para fazer anotações ou ligar para lembrá-lo de sua próxima reunião.
Ter uma plataforma que possui calendários com disponibilidade de tempo e que permite a marcação automática de novas reuniões é sempre uma boa opção. Para saber mais sobre isso, verifique nosso sistema de reservas automatizado .
As equipes de atendimento ao cliente agora enfrentam um grande desafio, que é que hoje as pessoas estão acostumadas a agilidade e, quando não obtêm respostas rápidas, ficam insatisfeitas. Eles não querem ficar parados por horas ou esperar por um e-mail por dias.
Ao construir um chatbot com nossa plataforma, você pode criar um assistente que responderá às perguntas imediatamente, 24 horas por dia.
