Hoje, muitas organizações sentem a necessidade de automatizar os processos de negócios internos para reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade.
Automatizar processos de negócios em sua organização pode ser incrivelmente benéfico, potencialmente permitindo que as organizações reduzam o custo das funções de trabalho automatizadas em 30-40% enquanto dobram sua eficiência.
No entanto, a automação interrompida pode significar desperdício de recursos e pode desencorajar as organizações de buscar outros projetos de automação por um longo tempo, eventualmente colocando-os atrás de concorrentes que abraçam a automação e a fazem funcionar. Dito isso, vamos ver como identificar os processos que você pode automatizar.
A primeira coisa a fazer para selecionar o melhor processo para automatizar é entender as diferenças entre humanos e máquinas.
Os humanos são melhores quando se trata de lidar com incertezas, ambigüidades e novidades, mas as máquinas ainda não conseguem lidar com eles e muitas vezes não conseguem navegar por mudanças inesperadas.
Isso também é verdade quando se trata de julgar ou tomar decisões nessas circunstâncias mutantes. Os computadores não podem substituir completamente os humanos nessas condições.
Os humanos são bons em trabalhar com dados não estruturados e analógicos, enquanto os computadores precisam de dados estruturados e digitais. Os humanos são menos capazes de executar consistentemente os mesmos processos.
A repetição de tarefas rotineiras dificulta a concentração, resultando em erros. Os computadores, por outro lado, são melhores aqui. Além disso, as tarefas executadas por computadores podem ser escalonadas massivamente, o que não é facilmente realizado por trabalhadores humanos. Essas diferenças definem os fatores a serem considerados ao selecionar o processo correto para automação.
Com base no exposto, podemos formular vários fatores para definir o processo mais adequado a ser executado por uma máquina e onde podemos eliminar os erros humanos. Claro, selecionar o melhor processo depende das ferramentas que você usa para automatizar.
Definir o processo como um bom ajuste para automação não é suficiente para sua implementação bem-sucedida. Depois de selecionar seu caso de uso, pergunte a si mesmo duas perguntas: Faz sentido automatizá-lo? Existe impulso suficiente para isso?
E é que nem todos os casos de uso que podem ser automatizados valem a pena. A automação de processos de negócios deve ter um impacto positivo em sua organização que ultrapasse os recursos gastos: redução de custos, maior precisão de processos, eliminação de erros humanos, etc. Além disso, antes de implementar o caso de uso, certifique-se de que haja suporte em sua organização .
Negligenciar esses fatores pode resultar em uma tentativa fracassada de automação, mesmo se o potencial para automação do processo for muito alto.
Um processo deve ter entradas e saídas claramente definidas, você precisa identificar quais das tarefas da sua organização são repetitivas, de alto volume, baseadas em regras e sujeitas a erros humanos.
Se a tarefa tiver todas essas características, é provavelmente um excelente candidato para automação.
1. Um processo pode ser concluído manualmente por uma pessoa sentada em um PC trabalhando com aplicativos?
2. Um trabalhador humano executa a tarefa mais de uma vez por semana?
3. É necessário concluir a tarefa rapidamente com uma equipe limitada?
4. Existem tarefas repetitivas que os funcionários não gostam?
