A automação de processos de negócios (APN) é a automação dos processos de negócios por meio da tecnologia, que permite às empresas reduzir custos e aumentar a produtividade.

Quando você ouve as palavras "automação", a primeira coisa que vem à mente são os robôs que substituem os seres humanos na maioria das tarefas. No entanto, isso não funciona em um APN.

Quando você pensa assim, o que você realmente está imaginando é a inteligência artificial que você vê nos filmes controlando tudo.

Porém, enquanto algumas IAs se concentram na automação do trabalho humano físico (montagem de produtos, por exemplo), outras se concentram na automação de processos e fluxos de trabalho (processo de aprovação de documentos, processo de incorporação de funcionários etc.).

Para ter uma idéia melhor de como a automação de processos de negócios funciona, no artigo a seguir, entraremos em mais detalhes sobre o que é a automação de processos de negócios e como ela pode ajudá-lo a obter uma organização melhor em sua empresa.

Automação de processos de negócios

A automação de processos de negócios é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para obter minimização de custos, maior eficiência e processos otimizados.

A automação de processos de negócios não deve ser confundida com o gerenciamento de processos de negócios, que é uma disciplina mais ampla que envolve a administração de processos complexos em toda a organização usando diferentes metodologias.

Abaixo, explicamos o que é a automação de processos de negócios mais amplamente.

O que é o APN?

O APN ou BPA (Business Process Automation) é um meio de automatizar processos de negócios recorrentes através do uso de software e diferentes integrações de aplicativos.

Ou seja, em vez de ter seus funcionários executando tarefas comuns e simples, você apenas deixa o software cuidar disso. Aqui estão alguns exemplos específicos de como o APN pode funcionar:

Atendimento ao cliente: se você tiver algum tipo de site, provavelmente terá algum tipo de software de atendimento ao cliente configurado. Enquanto o software tende a diferir em funcionalidade, a maioria deles permite automatizar as respostas dos clientes.

Por exemplo, se o seu software tiver problemas com usuários que efetuam login no LinkedIn, e isso representa 90% dos problemas dos clientes. Você pode criar uma resposta automática a qualquer mensagem que tenha mencionado "LinkedIn", dizendo que é um problema conhecido e que será resolvido em breve.

Isso permite que sua equipe de suporte resolva problemas menos conhecidos.

Gerenciamento de aprovação: suponha que você esteja trabalhando em compras e solicite o novo maquinário. Para que o pedido seja concluído, você deve passar pela aprovação de 5 gerentes gerais diferentes.

Sem automação, você precisaria procurar cada membro do gerenciamento e solicitar assinaturas. Com o software de gerenciamento de aprovação, tudo o que você precisa fazer é clicar em "iniciar o processo de aprovação".

Incorporação de funcionários: Qualquer que seja o seu setor, você provavelmente já incorporou funcionários antes.

O processo geralmente é muito estruturado (documento completo A, B, envie um email para a pessoa C etc.). Portanto, em vez de fazer tudo do zero, você pode deixar o software de gerenciamento de fluxo de trabalho Lidere todo o processo.

A Automação de Processos de Negócios pode ser completamente independente (automatizar vários processos da empresa) ou fazer parte de uma iniciativa mais ampla, como:

Business Process Improvement (BPI): encontre processos medíocres e melhore-os. No BPI, a automação pode ser uma grande parte (melhoria geral por meio da automação) ou simplesmente uma pequena peça do quebra-cabeça (automatizar uma etapa de um processo).

Reengenharia de processos comerciais (BPR): o BPR funciona quase da mesma forma que o BPI, com a principal diferença: ele se concentra na demolição e reconstrução dos processos do zero. A automação tende a desempenhar um papel importante nas iniciativas de BPR; Na maioria dos casos, se você estiver redesenhando completamente um processo, isso se deve a novas tecnologias.

Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM): O BPM é uma metodologia de melhoria contínua: ao contrário do BPI ou do BPR, que são iniciativas únicas, o BPM é algo que uma empresa faz sistematicamente. Consequentemente, o BPA pode desempenhar um papel na racionalização e automação de processos antigos.

Benefícios da automação de processos de negócios

Talvez você não saiba se o BPA é para você ou não, e acredite em nós quando dizemos que o entendemos. E ainda é (mais ou menos) um novo conceito, e existem algumas idéias falsas populares sobre o assunto.

Você provavelmente já ouviu falar que não vale a pena, que é muito difícil e caro de implementar. O detalhe é que isso poderia ter acontecido há cerca de 10 anos, quando o software legado era caro e difícil de instalar, mesmo com uma equipe de especialistas em TI.

Hoje, no entanto, a automação é muito mais simples. A maioria dos softwares de automação está disponível online e é algo que você pode instalar e usar sem nenhuma orientação.

Hoje, não há desvantagens na adoção do software BPA: a palavra "automação" em si é sinônimo de eficiência. Quanto mais você automatiza seus negócios, mais seus funcionários podem se concentrar no trabalho que é a única coisa que importa. Essa automação bem-sucedida pode levar você a experimentar três benefícios importantes que são:

Aumento do valor por trabalho: a automação de processos permitirá que seus funcionários não se concentrem mais em tarefas inúteis ou de baixo valor. Ou seja, eles podem se concentrar no trabalho que cria mais valor (e ganha mais dinheiro) para o seu negócio.

Maior satisfação do funcionário: quem já trabalhou como estagiário sabe que tarefas domésticas e robóticas são extremamente ruins para a motivação e o gozo do trabalho. Não importa como você olhe, ninguém vai gostar de trabalhar duro o dia todo. Se essas coisas puderem ser automatizadas, você e seus funcionários ficarão mais felizes fazendo um trabalho mais significativo.

Minimize o erro humano: não importa quanta atenção seus funcionários tenham em detalhes, eles permanecerão humanos. Sempre há uma pequena chance de alguém esquecer algo ou de cometer algum erro. As consequências aqui podem ser de menores a catastróficas. O software certo o lembrará de suas tarefas regularmente.

De maneira mais geral, depois de automatizar seus processos de negócios, você encontrará outros benefícios, como:

• Você verá um aumento na produtividade graças ao acesso aprimorado. As ferramentas de automação de processos de negócios baseadas na nuvem armazenam seus dados em um banco de dados central. Isso ajuda a acessar dados de qualquer local ou dispositivo quando você precisar.
• Seus processos de negócios serão muito mais transparentes. Você pode rastrear e monitorar processos enquanto estão em execução, o que pode melhorar a responsabilidade e a visibilidade.
• A capacidade de monitorar processos em tempo real também ajudará você a estar ciente dos erros e a corrigi-los conforme eles ocorrem. Os relatórios de desempenho fornecerão informações para que você possa tomar medidas preventivas contra erros recorrentes.
• De uma perspectiva de longo prazo, você começará a notar tempos de resposta mais rápidos e uma redução nos custos devido a menos intervenções manuais.
  Você também estará em uma posição para melhorar a alocação de sua força de trabalho, pois o aplicativo lidará com todas as tarefas mundanas recorrentes. Dessa maneira, você pode redirecionar seus funcionários para tarefas que exijam esforço e julgamento humano.
• O sistema de automação de processos de negócios permitirá, finalmente, aumentar a eficiência dos negócios. Como se baseia na noção de melhoria contínua do processo, os níveis de eficiência continuarão a aumentar em resposta.

Exemplos e casos de uso

Agora que você sabe como o BPA funciona, provavelmente está esperando um software milagroso para cuidar de tudo para você. Infelizmente, não existe. Dependendo do tipo de processo que você gostaria de automatizar, você optaria por um software diferente.

Por exemplo, o mesmo software usado para a automação de redes sociais não pode ser usado para otimizar as operações comerciais.

Provavelmente, você precisará dedicar algum tempo para pesquisar se deseja encontrar a ferramenta certa para qualquer trabalho, mas para facilitar, aqui estão alguns exemplos de casos de uso.

Gerenciamento de operações

Sem a tecnologia certa, o gerenciamento de operações pode ser muito difícil. Você realmente não pode saber como estão indo seus projetos ou processos sem entrar em contato com o líder ou supervisor da equipe e, mesmo assim, qualquer tipo de falta de comunicação pode levar a muitos erros.

O software de gerenciamento de processos de negócios ajuda a acompanhar todas as operações (quem, o que e quando da sua empresa). Permite digitalizar seus fluxos de trabalho, automatizando essencialmente toda a parte logística de um processo.

Ou seja, o processo funciona essencialmente por si só. Um funcionário conclui uma tarefa e o sistema notifica automaticamente a próxima pessoa no fluxo de trabalho que ele tem uma nova tarefa

Isso torna o gerenciamento de operações muito mais fácil e mais eficiente. Como gerente, você obtém um painel que mostra o que todos os seus funcionários estão trabalhando e como estão fazendo. Portanto, se alguém se atrasar com um prazo ou houver um gargalo em um processo, você saberá instantaneamente e poderá remediá-lo.

Gerenciamento de tarefas ou projetos

Se você trabalhou em uma empresa que não usa algum tipo de software de gerenciamento de tarefas, saberá coisas como: e-mails, informações, arquivos, tarefas pendentes etc. Tudo pode acabar perdido na falta de comunicação, a menos que você tenha o software para evitá-lo.

O software de gerenciamento de tarefas é essencialmente um painel de controle com as tarefas de todos e pode funcionar como um painel digital.

Atendimento ao cliente

Se é uma empresa de software, você provavelmente tem um formulário de atendimento ao cliente on-line em seu site (ou melhor ainda, uma ferramenta dedicada para isso).

Agora, digamos que haja um erro com a nova atualização, que afeta grande parte de seus usuários. Em um dia, sua caixa de entrada estará cheia de centenas ou milhares de textos reclamando sobre o problema e não há como sua equipe de suporte lidar com tudo isso.

Se você estiver usando um chatbot para atendimento ao cliente, poderá automatizar a maioria das respostas.

Se a declaração do cliente contiver uma palavra-chave sobre o novo erro ou problema, você poderá enviar uma resposta automática a cada nova declaração pedindo desculpas e explicando qual é o problema.

Ou você pode automatizar 90% do seu atendimento ao cliente, se fizer alguma pesquisa. Você pode combinar uma lista de perguntas freqüentes sobre o software e identificar várias palavras-chave mencionadas.

Em seguida, crie mensagens separadas que você pode enviar aos usuários quando eles reclamarem da palavra-chave e pronto. A maior parte do seu trabalho de atendimento ao cliente.

Gerenciamento de mídia social

Provavelmente, você já tem um ou dois estagiários encarregados de suas contas de mídia social, respondendo a perguntas de clientes em potencial. Ou, se for uma pequena empresa ou uma startup, pode ser ainda pior: você pode gastar o valioso tempo de seus poucos funcionários em algo que pode ser automatizado. Você pode liberar esse tempo usando chatbots ou respostas automáticas.

O ChatCompose permite configurar os chatbots para responder a perguntas freqüentes dos usuários, gerar leads ou transferi-los para o pessoal de atendimento ao cliente.

Finalmente, podemos dizer que quando as empresas implementam a automação dos processos de negócios, elas se liberam e liberam seus funcionários para fazer o trabalho que realmente importa.

A automação também permite eliminar qualquer risco de erro humano, o que leva a um produto ou serviço melhor. Tudo isso, é claro, afeta o resultado final da empresa, permitindo maior produtividade, o que leva a maiores lucros.