اليوم ، تشعر العديد من المؤسسات بالحاجة إلى أتمتة العمليات التجارية الداخلية من أجل تقليل تكاليف التشغيل وتحسين الإنتاجية.
يمكن أن تكون أتمتة العمليات التجارية في مؤسستك مفيدة بشكل لا يصدق ، مما قد يسمح للمؤسسات بتقليل تكلفة وظائف العمل المؤتمتة بنسبة 30-40٪ مع مضاعفة كفاءتها.
ومع ذلك ، يمكن أن تعني الأتمتة المعطلة إهدار الموارد ويمكن أن تثني المنظمات عن متابعة مشاريع الأتمتة الأخرى لفترة طويلة ، مما يجعلها في النهاية خلف المنافسين الذين يتبنون الأتمتة ويجعلونها تعمل. مع ذلك ، دعنا نرى كيفية تحديد العمليات التي يمكنك أتمتتها.
أول شيء يجب القيام به لاختيار أفضل عملية للأتمتة هو فهم الاختلافات بين البشر والآلات.
يكون البشر أفضل عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع عدم اليقين والغموض والحداثة ، لكن الآلات لا تزال غير قادرة على التعامل معهم وغالبًا ما لا تستطيع تجاوز التغييرات غير المتوقعة.
هذا صحيح أيضًا عندما يتعلق الأمر بالحكم أو اتخاذ القرارات في مثل هذه الظروف المتغيرة. لا يمكن لأجهزة الكمبيوتر أن تحل محل البشر تمامًا في ظل هذه الظروف.
يجيد البشر العمل مع البيانات غير المنظمة والتناظرية ، بينما تحتاج أجهزة الكمبيوتر إلى بيانات منظمة ورقمية. البشر أقل قدرة على تنفيذ نفس العمليات باستمرار.
يؤدي تكرار المهام الروتينية إلى صعوبة التركيز ، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء. من ناحية أخرى ، تعد أجهزة الكمبيوتر أفضل هنا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن توسيع نطاق المهام التي تؤديها أجهزة الكمبيوتر بشكل كبير ، وهو أمر لا يمكن إنجازه بسهولة مع العاملين من البشر. تحدد هذه الاختلافات العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار العملية الصحيحة للأتمتة.
بناءً على ما سبق ، يمكننا صياغة عدة عوامل لتحديد العملية الأكثر ملاءمة التي يجب أن تنفذها الآلة وحيث يمكننا القضاء على الأخطاء البشرية. بالطبع ، يعتمد اختيار أفضل عملية على الأدوات التي تستخدمها للأتمتة.
إن تعريف العملية على أنها مناسبة للأتمتة لا يكفي لتنفيذها بنجاح. بعد تحديد حالة الاستخدام الخاصة بك ، اطرح على نفسك سؤالين: هل يعقل تشغيلها تلقائيًا؟ هل هناك زخم كاف لذلك؟
وهي ليست كل حالات الاستخدام التي يمكن أتمتتها تستحق العناء. يجب أن يكون لأتمتة العمليات التجارية تأثير إيجابي على مؤسستك يتجاوز الموارد التي يتم إنفاقها: انخفاض التكاليف ، وزيادة دقة العمليات ، والقضاء على الأخطاء البشرية ، وما إلى ذلك أيضًا ، قبل تنفيذ حالة الاستخدام ، تأكد من وجود دعم في مؤسستك .
قد يؤدي إهمال هذه العوامل إلى محاولة فاشلة للأتمتة ، حتى لو كانت إمكانية أتمتة العمليات عالية جدًا.
يجب أن تحتوي العملية على مدخلات ومخرجات محددة بوضوح ، تحتاج إلى تحديد مهام مؤسستك متكررة ، وكبيرة الحجم ، وقائمة على القواعد ، وعرضة للخطأ البشري.
إذا كانت المهمة تحتوي على كل هذه الخصائص ، فمن المحتمل أنها مرشح ممتاز للأتمتة.
1. هل يمكن إكمال العملية يدويًا بواسطة شخص جالس على جهاز كمبيوتر يعمل مع التطبيقات؟
2. هل يقوم عامل بشري بالمهمة أكثر من مرة في الأسبوع؟
3. هل من الضروري إكمال المهمة بسرعة بعدد محدود من الموظفين؟
4. هل هناك مهام متكررة لا يحبها الموظفون؟
