Durant anys, els assistents administratius han estat vitals per a les empreses que s’encarreguen de tasques recurrents i repetitives. Des de respondre correus electrònics fins a programar reunions, els assistents administratius sempre s’han encarregat de totes aquelles tasques que els administradors han d’eliminar per invertir millor el seu temps.
No obstant això, en els darrers anys hi ha hagut una tendència que demana automatitzar els processos. És una alternativa a l'enfocament tradicional que substitueix les funcions d'un ésser humà per un programari que pot fer tasques similars.
És important aclarir que el factor humà continua sent important en l’administració. Però les eines d’automatització poden treure la major part de la càrrega als assistents administratius i accelerar els processos comercials generals. Podeu consultar les nostres eines registrant un compte aquí .
Es refereix a l’ús de tecnologies que aconsegueixen accelerar i automatitzar qualsevol tasca administrativa. L’automatització és el fet de fer funcionar les coses automàticament, amb poca o cap intervenció humana.
En general, només heu d’instal·lar i configurar un programari en uns quants passos sota determinats paràmetres, i aquest programari farà la resta. Aquests sistemes funcionen sense que hagueu de supervisar o atendre cada tasca tal com apareix, de manera que tingueu molt més temps lliure per a treballs més importants.
A més del programari, l’automatització utilitza tecnologies basades en la intel·ligència artificial i l’aprenentatge automàtic. Tots tres es combinen per obtenir una millor funcionalitat i optimització de processos.
Per ajudar-vos amb el procés d’automatització administrativa, hem seleccionat una llista de tasques que es consideren els millors candidats a una automatització ràpida i segura.
Un programari o complement es pot encarregar de respondre els vostres correus electrònics. Quan algú us enviï un missatge, rebrà una resposta automàtica agraint-li la seva posada en contacte o indicant que respondreu al seu correu electrònic el més aviat possible.
Fins i tot hi ha programes prou intel·ligents que poden donar una resposta oportuna a una consulta específica d’una persona. Per a això, s’utilitza el processament del llenguatge natural o l’aprenentatge automàtic. És a dir, és un programari programat per reconèixer certes preguntes i respondre correctament. De moment no està del tot refinat, però té bones perspectives de futur.
També podeu enviar correus electrònics massius automàticament a aquells que formen part de la vostra llista de correus electrònics o que han comprat. En qualsevol cas, no haureu d’escriure res, és un adéu a gran part del treball manual d’escriptura correcta.
La creació de factures és un dels treballs més tediosos i repetitius. La bona notícia és que es pot automatitzar. Ara hi ha programari que crea factures per a cada transacció i les envia automàticament. Les factures consumeixen molt de temps per a les empreses, de manera que és fantàstic tenir una opció que funcioni massivament amb un sol clic.
El cobrament del deute triga molt de temps. Però, de nou, una plataforma d'automatització pot estalviar el dia gestionant pagaments i transferències de diners. Podeu programar un sistema per cobrar pagaments automàticament en una data específica cada mes.
Mantenir l’agenda ha estat la feina dels assistents administratius i dels secretaris durant anys. Ara, no necessiteu cap persona per prendre notes o trucar-vos per recordar-vos la vostra propera reunió.
Tenir una plataforma que tingui calendaris amb disponibilitat horària i que us permeti reservar noves reunions automàticament sempre és una bona opció. Per obtenir més informació sobre això, consulteu el nostre sistema automatitzat de reserves .
Els equips d’atenció al client ara s’enfronten a un gran repte, i és que avui en dia les persones estan acostumades a accelerar i, quan no reben respostes ràpides, se senten insatisfetes. No volen estar pendents durant hores ni esperar un correu electrònic durant dies.
En crear un chatbot amb la nostra plataforma, podeu crear un assistent que respondrà a les preguntes immediatament, les 24 hores del dia.
