Avui en dia, moltes organitzacions senten la necessitat d’automatitzar processos de negoci interns per tal de reduir els costos operatius i millorar la productivitat.
Automatitzar els processos empresarials a la vostra organització pot ser increïblement beneficiós, ja que pot permetre a les organitzacions reduir el cost de les funcions de treball automatitzades en un 30-40% alhora que duplica la seva eficiència.
Tanmateix, una automatització trencada pot significar un malbaratament de recursos i pot dissuadir les organitzacions de perseguir altres projectes d’automatització durant molt de temps, situant-los finalment darrere de competidors que adopten l’automatització i fan que funcioni. Dit això, vegem com identificar els processos que podeu automatitzar.
El primer que cal fer per seleccionar el millor procés per automatitzar és comprendre les diferències entre humans i màquines.
Els humans som millors a l’hora d’afrontar la incertesa, l’ambigüitat i la novetat, però les màquines encara no les poden gestionar i sovint no poden navegar per canvis inesperats.
Això també és cert quan es tracta de jutjar o prendre decisions en circumstàncies tan canviants. Els ordinadors no poden substituir completament els humans en aquestes condicions.
Els humans són bons treballant amb dades analògiques i no estructurades, mentre que els ordinadors necessiten dades digitals i estructurades. Els humans som menys capaços d’executar els mateixos processos de manera consistent.
La repetició de tasques rutinàries dificulta la concentració, cosa que provoca errors. Els ordinadors, en canvi, són millors aquí. A més, les tasques realitzades per ordinadors poden escalar massivament, cosa que no es pot aconseguir fàcilment amb treballadors humans. Aquestes diferències defineixen els factors a tenir en compte a l’hora de seleccionar el procés correcte per a l’automatització.
Basant-nos en l’anterior, podem formular diversos factors per definir el procés més adequat que ha de dur a terme una màquina i on podem eliminar els errors humans. Per descomptat, seleccionar el millor procés depèn de les eines que utilitzeu per automatitzar.
Definir el procés com un bon ajust per a l'automatització no és suficient per a la seva implementació amb èxit. Després d’haver seleccionat el vostre cas d’ús, feu-vos dues preguntes: té sentit automatitzar-lo? Hi ha prou impuls per això?
I és que no tots els casos d’ús que es poden automatitzar val la pena. L’automatització dels processos empresarials hauria de tenir un impacte positiu en la vostra organització que supera els recursos invertits: costos reduïts, major precisió dels processos, eliminació d’errors humans, etc. A més, abans d’implementar el cas d’ús, assegureu-vos que hi hagi suport a la vostra organització. .
La negligència d’aquests factors pot provocar un intent fallit d’automatització, fins i tot si el potencial d’automatització del procés és molt elevat.
Un procés ha de tenir entrades i sortides clarament definides, heu d’identificar quines de les tasques de la vostra organització són repetitives, de gran volum, basades en regles i propenses a errors humans.
Si la tasca té totes aquestes característiques, probablement sigui un excel·lent candidat a l'automatització.
1. Es pot completar un procés manualment per una persona asseguda en un PC que treballa amb aplicacions?
2. Un treballador humà realitza la tasca més d’una vegada a la setmana?
3. Cal completar la tasca ràpidament amb un personal limitat?
4. Hi ha tasques repetitives que no agraden als empleats?
