वर्षों से, आवर्ती और दोहराव वाले कार्यों की देखभाल करने वाली कंपनियों के लिए प्रशासनिक सहायक महत्वपूर्ण रहे हैं। ईमेल का जवाब देने से लेकर मीटिंग शेड्यूल करने तक, प्रशासनिक सहायक हमेशा उन सभी कार्यों के प्रभारी रहे हैं, जिनसे प्रबंधकों को अपना समय बेहतर ढंग से निवेश करने के लिए छुटकारा पाने की आवश्यकता होती है।
हालांकि, हाल के वर्षों में प्रक्रिया स्वचालन के लिए एक प्रवृत्ति बुलाई गई है। यह पारंपरिक दृष्टिकोण का एक विकल्प है जो मानव के कार्यों को ऐसे सॉफ़्टवेयर से बदल देता है जो समान कार्य कर सकते हैं।
यह स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है कि प्रशासन में मानवीय कारक अभी भी महत्वपूर्ण है। लेकिन स्वचालन उपकरण प्रशासनिक सहायकों का अधिकांश बोझ हटा सकते हैं और समग्र व्यावसायिक प्रक्रियाओं को गति दे सकते हैं। आप यहां खाता पंजीकृत करके हमारे टूल की जांच कर सकते हैं।
यह उन तकनीकों के उपयोग को संदर्भित करता है जो किसी भी प्रशासनिक कार्य को गति देने और स्वचालित करने का प्रबंधन करती हैं। स्वचालन बहुत कम या बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के, चीजों को स्वचालित रूप से काम करने का कार्य है।
सामान्य तौर पर, आपको केवल कुछ चरणों में एक सॉफ़्टवेयर स्थापित और कॉन्फ़िगर करना होगा, फिर यह सॉफ़्टवेयर बाकी काम करेगा। ये सिस्टम आपके बिना प्रत्येक कार्य की देखरेख या उसमें भाग लेने के बिना काम करते हैं, ताकि आपके पास अधिक महत्वपूर्ण कार्य के लिए अधिक खाली समय हो।
सॉफ्टवेयर के अलावा, ऑटोमेशन आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस और मशीन लर्निंग पर आधारित तकनीकों का उपयोग करता है। तीनों बेहतर कार्यक्षमता और प्रक्रिया अनुकूलन के लिए गठबंधन करते हैं।
प्रशासनिक स्वचालन प्रक्रिया में आपकी मदद करने के लिए, हमने उन कार्यों की एक सूची का चयन किया है जिन्हें तेज और सुरक्षित स्वचालन के लिए सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार माना जाता है।
एक सॉफ्टवेयर या प्लगइन आपके ईमेल का जवाब देने में मदद कर सकता है। जब कोई आपको एक संदेश भेजता है, तो उन्हें संपर्क में रहने के लिए धन्यवाद या यह संकेत देने के लिए कि आप जल्द से जल्द उनके ईमेल का जवाब देंगे, एक स्वचालित प्रतिक्रिया प्राप्त होगी।
यहां तक कि पर्याप्त स्मार्ट प्रोग्राम भी हैं जो किसी व्यक्ति से किसी विशिष्ट प्रश्न का समय पर जवाब दे सकते हैं। इसके लिए प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण या मशीन लर्निंग का उपयोग किया जाता है। यही है, यह सॉफ्टवेयर है जिसे कुछ प्रश्नों और सही उत्तरों को पहचानने के लिए प्रोग्राम किया जाता है। फिलहाल यह पूरी तरह से परिष्कृत नहीं है, लेकिन इसमें भविष्य के लिए अच्छी संभावनाएं हैं।
आप उन लोगों को भी स्वचालित रूप से सामूहिक ईमेल भेज सकते हैं जो आपकी ईमेल सूची का हिस्सा हैं या जिन्होंने आपसे खरीदारी की है। किसी भी मामले में, आपको कुछ भी नहीं लिखना होगा, यह सही लेखन के अधिकांश मैनुअल काम को अलविदा है।
इनवॉइस बनाना सबसे कठिन और दोहराए जाने वाले कार्यों में से एक है। अच्छी खबर यह है कि इसे स्वचालित किया जा सकता है। अब ऐसे सॉफ्टवेयर हैं जो प्रत्येक लेनदेन के लिए स्वचालित रूप से चालान बनाते हैं और उन्हें भेजते हैं। व्यवसायों के लिए चालानों में समय लगता है, इसलिए एक ऐसा विकल्प होना बहुत अच्छा है जो एक क्लिक से बड़े पैमाने पर काम करता हो।
कर्ज लेने में काफी समय लगता है। लेकिन फिर से एक स्वचालन मंच भुगतान और धन हस्तांतरण को संभालने के दिन को बचा सकता है। आप प्रत्येक माह एक विशिष्ट तिथि पर स्वचालित रूप से भुगतान एकत्र करने के लिए एक सिस्टम शेड्यूल कर सकते हैं।
वर्षों से प्रशासनिक सहायकों और सचिवों का कार्य एजेंडा रखना है। अब, आपको अपनी अगली मुलाकात की याद दिलाने के लिए नोट लेने या आपको कॉल करने के लिए किसी व्यक्ति की आवश्यकता नहीं है।
एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म होना जिसमें समय की उपलब्धता के साथ कैलेंडर हों, और आपको स्वचालित रूप से नई मीटिंग बुक करने की अनुमति देता हो, हमेशा एक अच्छा विकल्प होता है। इस पर अधिक जानकारी के लिए, हमारी स्वचालित आरक्षण प्रणाली देखें ।
ग्राहक सेवा टीमों को अब एक बड़ी चुनौती का सामना करना पड़ता है, और वह यह है कि आज लोग गति के अभ्यस्त हैं और जब उन्हें तेजी से प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो वे असंतुष्ट महसूस करते हैं। वे घंटों तक खड़े नहीं रहना चाहते या कई दिनों तक ईमेल का इंतजार नहीं करना चाहते।
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