आज, कई संगठन परिचालन लागत को कम करने और उत्पादकता में सुधार करने के लिए आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता महसूस करते हैं।
आपके संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करना अविश्वसनीय रूप से फायदेमंद हो सकता है, संभावित रूप से संगठनों को उनकी दक्षता को दोगुना करते हुए स्वचालित कार्य कार्यों की लागत को 30-40% तक कम करने की अनुमति देता है।
हालांकि, टूटे हुए स्वचालन का अर्थ व्यर्थ संसाधनों का हो सकता है और संगठनों को लंबे समय तक अन्य स्वचालन परियोजनाओं को आगे बढ़ाने से हतोत्साहित कर सकता है, अंततः उन्हें उन प्रतिस्पर्धियों के पीछे रख सकता है जो स्वचालन को गले लगाते हैं और इसे काम करते हैं। इसके साथ ही, आइए देखें कि उन प्रक्रियाओं की पहचान कैसे करें जिन्हें आप स्वचालित कर सकते हैं।
स्वचालित करने के लिए सबसे अच्छी प्रक्रिया का चयन करने के लिए सबसे पहले मनुष्य और मशीनों के बीच अंतर को समझना है।
जब अनिश्चितता, अस्पष्टता और नवीनता से निपटने की बात आती है तो मनुष्य बेहतर होता है, लेकिन मशीनें अभी भी उन्हें संभाल नहीं पाती हैं और अक्सर अप्रत्याशित परिवर्तनों को नेविगेट नहीं कर सकती हैं।
यह तब भी सच है जब ऐसी बदलती परिस्थितियों में निर्णय लेने या निर्णय लेने की बात आती है। इन परिस्थितियों में कंप्यूटर पूरी तरह से इंसानों की जगह नहीं ले सकते।
मानव असंरचित और एनालॉग डेटा के साथ काम करने में अच्छा है, जबकि कंप्यूटर को संरचित और डिजिटल डेटा की आवश्यकता होती है। मनुष्य समान प्रक्रियाओं को लगातार निष्पादित करने में कम सक्षम हैं।
नियमित कार्यों की पुनरावृत्ति से ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो जाता है, जिसके परिणामस्वरूप गलतियाँ होती हैं। दूसरी ओर, कंप्यूटर यहाँ बेहतर हैं। इसके अतिरिक्त, कंप्यूटर द्वारा किए जाने वाले कार्य बड़े पैमाने पर हो सकते हैं, जो मानव श्रमिकों के साथ आसानी से पूरा नहीं होता है। स्वचालन के लिए सही प्रक्रिया का चयन करते समय ये अंतर उन कारकों को परिभाषित करते हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए।
उपरोक्त के आधार पर, हम मशीन द्वारा की जाने वाली सबसे उपयुक्त प्रक्रिया को परिभाषित करने के लिए कई कारक तैयार कर सकते हैं और जहां हम मानवीय त्रुटियों को समाप्त कर सकते हैं। बेशक, सर्वोत्तम प्रक्रिया का चयन स्वचालित करने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल पर निर्भर करता है।
प्रक्रिया को स्वचालन के लिए उपयुक्त के रूप में परिभाषित करना इसके सफल कार्यान्वयन के लिए पर्याप्त नहीं है। अपने उपयोग के मामले का चयन करने के बाद, अपने आप से दो प्रश्न पूछें: क्या इसे स्वचालित करना समझ में आता है? क्या इसके लिए पर्याप्त गति है?
और यह है कि सभी उपयोग के मामले जिन्हें स्वचालित नहीं किया जा सकता है, वे इसके लायक नहीं हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन का आपके संगठन पर सकारात्मक प्रभाव होना चाहिए जो खर्च किए गए संसाधनों से अधिक हो: कम लागत, प्रक्रियाओं की अधिक सटीकता, मानवीय त्रुटियों का उन्मूलन, आदि। साथ ही, उपयोग के मामले को लागू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके संगठन में समर्थन है .
इन कारकों की उपेक्षा करने से स्वचालन का असफल प्रयास हो सकता है, भले ही प्रक्रिया स्वचालन की संभावना बहुत अधिक हो।
एक प्रक्रिया में स्पष्ट रूप से परिभाषित इनपुट और आउटपुट होने चाहिए, आपको यह पहचानने की आवश्यकता है कि आपके संगठन के कौन से कार्य दोहराव, उच्च मात्रा, नियम-आधारित और मानवीय त्रुटि से ग्रस्त हैं।
यदि कार्य में ये सभी विशेषताएं हैं, तो यह संभवतः स्वचालन के लिए एक उत्कृष्ट उम्मीदवार है।
1. क्या अनुप्रयोगों के साथ काम कर रहे पीसी पर बैठे व्यक्ति द्वारा मैन्युअल रूप से एक प्रक्रिया पूरी की जा सकती है?
2. क्या एक मानव कार्यकर्ता सप्ताह में एक बार से अधिक कार्य करता है?
3. क्या सीमित कर्मचारियों के साथ कार्य को शीघ्रता से पूरा करना आवश्यक है?
4. क्या ऐसे दोहराए जाने वाले कार्य हैं जो कर्मचारियों को पसंद नहीं हैं?
