I dag føler mange organisasjoner behovet for å automatisere interne forretningsprosesser for å redusere driftskostnadene og forbedre produktiviteten.
Automatisering av forretningsprosesser i organisasjonen din kan være utrolig fordelaktig, og potensielt tillate organisasjoner å redusere kostnadene for automatiserte arbeidsfunksjoner med 30-40% samtidig som de dobler effektiviteten.
Imidlertid kan ødelagt automatisering bety bortkastede ressurser og kan avskrekke organisasjoner fra å forfølge andre automatiseringsprosjekter i lang tid, og til slutt plassere dem bak konkurrenter som omfavner automatisering og får det til å fungere. Når det er sagt, la oss se hvordan vi identifiserer prosessene du kan automatisere.
Det første du må gjøre for å velge den beste prosessen for å automatisere er å forstå forskjellene mellom mennesker og maskiner.
Mennesker er bedre når det gjelder å håndtere usikkerhet, tvetydighet og nyhet, men maskiner kan fortsatt ikke håndtere dem og kan ofte ikke navigere uventede endringer.
Dette er også sant når det gjelder å dømme eller ta beslutninger under slike endrede omstendigheter. Datamaskiner kan ikke erstatte mennesker helt under disse forholdene.
Mennesker er flinke til å jobbe med ustrukturerte og analoge data, mens datamaskiner trenger strukturerte og digitale data. Mennesker er mindre i stand til konsekvent å utføre de samme prosessene.
Gjentagelse av rutineoppgaver gjør det vanskelig å konsentrere seg, noe som resulterer i feil. Datamaskiner derimot, er bedre her. I tillegg kan oppgaver utført av datamaskiner skalere massivt, noe som ikke lett kan utføres med menneskelige arbeidere. Disse forskjellene definerer faktorene du bør vurdere når du velger riktig prosess for automatisering.
Basert på det ovennevnte kan vi formulere flere faktorer for å definere den mest passende prosessen som skal utføres av en maskin og hvor vi kan eliminere menneskelige feil. Å velge den beste prosessen avhenger selvfølgelig av verktøyene du bruker til å automatisere.
Å definere prosessen som en god passform for automatisering er ikke nok for en vellykket implementering. Etter at du har valgt brukstilfellet, stiller du deg selv to spørsmål: Er det fornuftig å automatisere det? Er det nok momentum til det?
Og er det ikke alle brukstilfeller som kan automatiseres er verdt det. Automatisering av forretningsprosesser bør ha en positiv innvirkning på organisasjonen din som overstiger ressursene som er brukt: reduserte kostnader, større presisjon i prosesser, eliminering av menneskelige feil, etc. Sørg også for at det er støtte i organisasjonen før du implementerer brukstilfellet. .
Å ignorere disse faktorene kan resultere i et mislykket forsøk på automatisering, selv om potensialet for prosessautomatisering er veldig stort.
En prosess må ha klart definerte input og output, du må identifisere hvilke av organisasjonens oppgaver som er repeterende, høyt volum, regelbaserte og utsatt for menneskelige feil.
Hvis oppgaven har alle disse egenskapene, er den sannsynligvis en utmerket kandidat for automatisering.
1. Kan en prosess fullføres manuelt av en person som sitter på en PC og arbeider med applikasjoner?
2. Utfører en menneskelig arbeider oppgaven mer enn en gang i uken?
3. Er det nødvendig å fullføre oppgaven raskt med begrenset personale?
4. Er det gjentatte oppgaver som ansatte ikke liker?
