Od lat asystenci administracyjni są niezbędni dla firm zajmujących się powtarzalnymi i powtarzalnymi zadaniami. Od odpowiadania na e-maile po planowanie spotkań, asystenci administracyjni zawsze byli odpowiedzialni za wszystkie te zadania, których menedżerowie muszą się pozbyć, aby lepiej zainwestować swój czas.
Jednak w ostatnich latach pojawiła się tendencja do automatyzacji procesów. Jest to alternatywa dla tradycyjnego podejścia, która zastępuje funkcje człowieka oprogramowaniem, które może wykonywać podobne zadania.
Ważne jest, aby wyjaśnić, że czynnik ludzki jest nadal ważny w administracji. Jednak narzędzia do automatyzacji mogą odciążyć asystentów administracyjnych i przyspieszyć ogólne procesy biznesowe. Możesz sprawdzić nasze narzędzia, rejestrując konto tutaj .
Odnosi się do wykorzystania technologii, które potrafią przyspieszyć i zautomatyzować każde zadanie administracyjne. Automatyzacja to czynność, dzięki której wszystko działa automatycznie, z niewielką lub żadną ingerencją człowieka.
Ogólnie rzecz biorąc, wystarczy zainstalować i skonfigurować oprogramowanie w kilku krokach pod określonymi parametrami, a to oprogramowanie zajmie się resztą. Systemy te działają bez konieczności nadzorowania lub zajmowania się każdym zadaniem, gdy się pojawia, dzięki czemu masz znacznie więcej wolnego czasu na ważniejszą pracę.
Oprócz oprogramowania automatyzacja wykorzystuje technologie oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym. Wszystkie trzy łączą się dla lepszej funkcjonalności i optymalizacji procesów.
Aby pomóc Ci w procesie automatyzacji administracyjnej, wybraliśmy listę zadań, które są uważane za najlepszych kandydatów do szybkiej i bezpiecznej automatyzacji.
Oprogramowanie lub wtyczka może zająć się odpowiadaniem na Twoje e-maile. Gdy ktoś wyśle Ci wiadomość, otrzyma automatyczną odpowiedź z podziękowaniem za skontaktowanie się lub wskazaniem, że odpowiesz na jego wiadomość e-mail tak szybko, jak to możliwe.
Istnieją nawet wystarczająco inteligentne programy, które mogą w odpowiednim czasie odpowiedzieć na konkretne zapytanie danej osoby. W tym celu wykorzystuje się przetwarzanie języka naturalnego lub uczenie maszynowe. Oznacza to, że jest to oprogramowanie zaprogramowane do rozpoznawania pewnych pytań i poprawnych odpowiedzi. W tej chwili nie jest do końca dopracowany, ale ma dobre perspektywy na przyszłość.
Możesz również automatycznie wysyłać masowe wiadomości e-mail do osób, które znajdują się na Twojej liście e-mailowej lub dokonały u Ciebie zakupu. W obu przypadkach nie będziesz musiał nic pisać, jest to pożegnanie większości ręcznej pracy poprawnego pisania.
Tworzenie faktur to jedno z najbardziej żmudnych i powtarzalnych prac. Dobrą wiadomością jest to, że można to zautomatyzować. Teraz pojawiło się oprogramowanie, które automatycznie tworzy faktury za każdą transakcję i wysyła je. Faktury są czasochłonne dla firm, więc dobrze jest mieć opcję, która działa masowo za jednym kliknięciem.
Windykacja długu zajmuje dużo czasu. Ale znowu platforma automatyzacji może zaoszczędzić dzień na obsłudze płatności i przelewów pieniężnych. Możesz zaplanować, aby system automatycznie pobierał płatności w określonym dniu każdego miesiąca.
Prowadzenie agendy było od lat zadaniem asystentów administracyjnych i sekretarzy. Teraz nie potrzebujesz osoby, która zrobi notatki lub zadzwoni do Ciebie, aby przypomnieć Ci o następnym spotkaniu.
Posiadanie platformy, która ma kalendarze z dostępnym czasem i pozwala automatycznie rezerwować nowe spotkania, jest zawsze dobrym rozwiązaniem. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym automatycznym systemie rezerwacji .
Zespoły obsługi klienta stoją teraz przed wielkim wyzwaniem, a jest to fakt, że dzisiaj ludzie są przyzwyczajeni do szybkości, a gdy nie otrzymują szybkich odpowiedzi, czują się niezadowoleni. Nie chcą stać godzinami ani czekać na e-mail całymi dniami.
Budując chatbota z naszą platformą, możesz stworzyć asystenta, który będzie odpowiadał na pytania natychmiast, 24 godziny na dobę.
