Obecnie wiele organizacji odczuwa potrzebę automatyzacji wewnętrznych procesów biznesowych w celu obniżenia kosztów operacyjnych i poprawy produktywności.
Automatyzacja procesów biznesowych w Twojej organizacji może być niezwykle korzystna, potencjalnie umożliwiając organizacjom zmniejszenie kosztów zautomatyzowanych funkcji pracy o 30-40% przy jednoczesnym podwojeniu ich wydajności.
Jednak zepsuta automatyzacja może oznaczać zmarnowanie zasobów i może zniechęcić organizacje do realizacji innych projektów automatyzacji przez długi czas, ostatecznie umieszczając je w tyle za konkurentami, którzy stosują automatyzację i sprawiają, że działa. Mając to na uwadze, zobaczmy, jak zidentyfikować procesy, które można zautomatyzować.
Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, aby wybrać najlepszy proces do automatyzacji, jest zrozumienie różnic między ludźmi a maszynami.
Ludzie są lepsi, jeśli chodzi o radzenie sobie z niepewnością, niejednoznacznością i nowościami, ale maszyny nadal nie radzą sobie z nimi i często nie potrafią nawigować w nieoczekiwanych zmianach.
Odnosi się to również do oceniania lub podejmowania decyzji w tak zmieniających się okolicznościach. W tych warunkach komputery nie mogą całkowicie zastąpić człowieka.
Ludzie dobrze radzą sobie z danymi nieustrukturyzowanymi i analogowymi, podczas gdy komputery potrzebują danych strukturalnych i cyfrowych. Ludzie są mniej zdolni do konsekwentnego wykonywania tych samych procesów.
Powtarzanie rutynowych czynności utrudnia koncentrację, co skutkuje błędami. Z drugiej strony komputery są tu lepsze. Dodatkowo zadania wykonywane przez komputery mogą być skalowane na dużą skalę, co nie jest łatwe do wykonania przy pomocy ludzkich pracowników. Różnice te określają czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze prawidłowego procesu automatyzacji.
W oparciu o powyższe możemy sformułować kilka czynników, aby zdefiniować najbardziej odpowiedni proces, który ma wykonać maszyna i gdzie możemy wyeliminować ludzkie błędy. Oczywiście wybór najlepszego procesu zależy od narzędzi, których używasz do automatyzacji.
Zdefiniowanie procesu jako odpowiedniego dla automatyzacji nie wystarczy do jego pomyślnego wdrożenia. Po wybraniu przypadku użycia zadaj sobie dwa pytania: Czy automatyzacja ma sens? Czy jest na to wystarczająco dużo rozpędu?
I czy nie wszystkie przypadki użycia, które można zautomatyzować, są tego warte. Automatyzacja procesów biznesowych powinna mieć pozytywny wpływ na Twoją organizację, który przewyższa wydatkowane zasoby: redukcję kosztów, większą precyzję procesów, eliminację błędów ludzkich itp. Również przed wdrożeniem przypadku użycia upewnij się, że w Twojej organizacji jest wsparcie .
Zaniedbanie tych czynników może skutkować nieudaną próbą automatyzacji, nawet jeśli potencjał automatyzacji procesów jest bardzo wysoki.
Proces musi mieć jasno określone dane wejściowe i wyjściowe, musisz określić, które z zadań Twojej organizacji są powtarzalne, masowe, oparte na regułach i podatne na błędy ludzkie.
Jeśli zadanie ma wszystkie te cechy, prawdopodobnie jest doskonałym kandydatem do automatyzacji.
1. Czy proces może być wykonywany ręcznie przez osobę siedzącą przy komputerze i pracującą z aplikacjami?
2. Czy pracownik wykonuje zadanie częściej niż raz w tygodniu?
3. Czy konieczne jest szybkie wykonanie zadania przy ograniczonej liczbie pracowników?
4. Czy są powtarzalne zadania, których pracownicy nie lubią?
