I dag føler mange organisationer behovet for at automatisere interne forretningsprocesser for at reducere driftsomkostninger og forbedre produktiviteten.
Automatisering af forretningsprocesser i din organisation kan være utrolig gavnlig, hvilket muligvis giver organisationer mulighed for at reducere omkostningerne ved automatiserede arbejdsfunktioner med 30-40% og samtidig fordoble deres effektivitet.
Imidlertid kan brudt automatisering betyde spildte ressourcer og kan afskrække organisationer fra at forfølge andre automatiseringsprojekter i lang tid og i sidste ende placere dem bag konkurrenter, der omfavner automatisering og får det til at fungere. Med det sagt, lad os se, hvordan vi identificerer de processer, du kan automatisere.
Den første ting at gøre for at vælge den bedste proces til automatisering er at forstå forskellene mellem mennesker og maskiner.
Mennesker er bedre, når det kommer til at håndtere usikkerhed, tvetydighed og nyhed, men maskiner kan stadig ikke håndtere dem og kan ofte ikke navigere over uventede ændringer.
Dette er også sandt, når det kommer til at dømme eller træffe beslutninger under sådanne skiftende omstændigheder. Computere kan ikke helt erstatte mennesker under disse forhold.
Mennesker er gode til at arbejde med ustrukturerede og analoge data, mens computere har brug for strukturerede og digitale data. Mennesker er mindre i stand til konsekvent at udføre de samme processer.
Gentagelse af rutineopgaver gør det svært at koncentrere sig, hvilket resulterer i fejl. Computere er derimod bedre her. Derudover kan opgaver udført af computere skalere massivt, hvilket ikke let kan udføres med menneskelige arbejdere. Disse forskelle definerer de faktorer, der skal overvejes, når man vælger den korrekte proces til automatisering.
Baseret på ovenstående kan vi formulere flere faktorer for at definere den mest egnede proces, der skal udføres af en maskine, og hvor vi kan eliminere menneskelige fejl. Valg af den bedste proces afhænger naturligvis af de værktøjer, du bruger til at automatisere.
At definere processen som en god løsning til automatisering er ikke nok til en vellykket implementering. Når du har valgt din use case, skal du stille dig selv to spørgsmål: Giver det mening at automatisere det? Er der momentum nok til det?
Og er det ikke alle brugssager, der kan automatiseres, er det værd. Automatisering af forretningsprocesser bør have en positiv indvirkning på din organisation, der overstiger de anvendte ressourcer: reducerede omkostninger, større præcision af processer, eliminering af menneskelige fejl osv. Sørg også for, at der er support i din organisation, før du implementerer use case. .
Forsømmelse af disse faktorer kan resultere i et mislykket forsøg på automatisering, selvom potentialet for procesautomatisering er meget stort.
En proces skal have klart definerede input og output, du skal identificere, hvilke af din organisations opgaver der er gentagne, store mængder, regelbaserede og tilbøjelige til menneskelige fejl.
Hvis opgaven har alle disse egenskaber, er den sandsynligvis en glimrende kandidat til automatisering.
1. Kan en proces afsluttes manuelt af en person, der sidder ved en pc og arbejder med applikationer?
2. Udfører en menneskelig arbejder opgaven mere end en gang om ugen?
3. Er det nødvendigt at udføre opgaven hurtigt med begrænset personale?
4. Er der gentagne opgaver, som medarbejderne ikke kan lide?
