Manapság sok szervezet szükségesnek érzi a belső üzleti folyamatok automatizálását a működési költségek csökkentése és a termelékenység javítása érdekében.
Az üzleti folyamatok automatizálása a szervezetben hihetetlenül előnyös lehet, potenciálisan lehetővé téve a szervezetek számára, hogy 30-40% -kal csökkentsék az automatizált munkafunkciók költségeit, miközben megduplázzák hatékonyságukat.
A meghibásodott automatizálás azonban pazarolt erőforrásokat jelenthet, és elriaszthatja a szervezeteket attól, hogy hosszú ideig más automatizálási projekteket folytassanak, és végül olyan versenytársak mögé helyezik őket, akik elfogadják az automatizálást és működésbe hozzák azt. Ennek ellenére nézzük meg, hogyan lehet azonosítani az automatizálható folyamatokat.
Az automatizáláshoz legjobb folyamat kiválasztásához először meg kell értenie az emberek és a gépek közötti különbségeket.
Az emberek jobban járnak a bizonytalansággal, a kétértelműséggel és az újdonságokkal, de a gépek még mindig nem tudják kezelni őket, és gyakran nem tudnak navigálni a váratlan változásokban.
Ez akkor is igaz, ha ilyen változó körülmények között kell ítélkezni vagy döntéseket hozni. A számítógépek ilyen körülmények között nem tudják teljesen helyettesíteni az embereket.
Az emberek jól dolgoznak strukturálatlan és analóg adatokkal, míg a számítógépeknek strukturált és digitális adatokra van szükségük. Az emberek kevésbé képesek ugyanazon folyamatok következetes végrehajtására.
A rutinfeladatok megismétlése megnehezíti a koncentrációt, ami hibákat eredményez. A számítógépek viszont itt jobbak. Ezenkívül a számítógépek által végzett feladatok nagymértékben skálázhatók, ami nem könnyű az emberi munkásokkal. Ezek a különbségek határozzák meg azokat a tényezőket, amelyeket figyelembe kell venni az automatizáláshoz megfelelő folyamat kiválasztásakor.
A fentiek alapján több tényezőt is megfogalmazhatunk, hogy meghatározzuk a legmegfelelőbb folyamatot, amelyet egy gép hajt végre, és ahol ki tudjuk küszöbölni az emberi hibákat. Természetesen a legjobb eljárás kiválasztása az automatizáláshoz használt eszközöktől függ.
A folyamat sikeres megvalósításához nem elegendő, ha a folyamatot az automatizáláshoz megfelelőként határozzuk meg. Miután kiválasztotta a használati esetet, tegyen fel magának két kérdést: Van értelme automatizálni? Van elég lendület hozzá?
És hogy nem minden automatizálható használati eset éri meg. Az üzleti folyamatok automatizálásának pozitív hatással kell lennie a szervezetére, amely meghaladja az elköltött erőforrásokat: csökkentett költségek, a folyamatok nagyobb pontossága, az emberi hibák kiküszöbölése, stb. A használati eset végrehajtása előtt győződjön meg arról, hogy a szervezet támogatja -e .
E tényezők figyelmen kívül hagyása sikertelen automatizálási kísérletet eredményezhet, még akkor is, ha a folyamat automatizálásának lehetősége nagyon magas.
Egy folyamatnak egyértelműen meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel kell rendelkeznie, meg kell határoznia, hogy szervezete mely feladatai ismétlődnek, nagy mennyiségűek, szabályalapúak és emberi hibákra hajlamosak.
Ha a feladat rendelkezik mindezekkel a jellemzőkkel, akkor valószínűleg kiváló jelölt az automatizáláshoz.
1. Be tudja -e fejezni manuálisan a folyamatot az, aki a számítógépen ül, és dolgozik az alkalmazásokkal?
2. Egy emberi munkás hetente többször végzi el a feladatot?
3. Szükséges -e gyorsan elvégezni a feladatot korlátozott létszámmal?
4. Vannak ismétlődő feladatok, amelyeket az alkalmazottak nem szeretnek?
