Administratieve medewerkers zijn jarenlang onmisbaar geweest voor bedrijven die zich bezighouden met terugkerende en repetitieve taken. Van het beantwoorden van e-mails tot het plannen van vergaderingen, administratief medewerkers hebben altijd al die taken gehad die managers kwijt moeten om hun tijd beter te kunnen besteden.
De laatste jaren is er echter een trend die vraagt om procesautomatisering. Het is een alternatief voor de traditionele benadering die de functies van een mens vervangt door software die vergelijkbare taken kan uitvoeren.
Het is belangrijk om te verduidelijken dat de menselijke factor nog steeds belangrijk is in de administratie. Maar automatiseringstools kunnen de meeste last van administratieve assistenten wegnemen en de algehele bedrijfsprocessen versnellen. U kunt onze tools bekijken door hier een account te registreren .
Het verwijst naar het gebruik van technologieën die erin slagen om elke administratieve taak te versnellen en te automatiseren. Automatisering is de handeling om dingen automatisch te laten werken, met weinig of geen menselijke tussenkomst.
Over het algemeen hoef je een software slechts in een paar stappen onder bepaalde parameters te installeren en configureren, dan doet deze software de rest. Deze systemen werken zonder dat u toezicht hoeft te houden op elke taak zoals deze lijkt, zodat u veel meer vrije tijd heeft voor belangrijker werk.
Naast software maakt automatisering gebruik van technologieën op basis van kunstmatige intelligentie en machine learning. Alle drie combineren ze voor betere functionaliteit en procesoptimalisatie.
Om u te helpen met het administratieve automatiseringsproces, hebben we een lijst met taken geselecteerd die worden beschouwd als de beste kandidaten voor snelle en veilige automatisering.
Een software of plug-in kan uw e-mails voor u beantwoorden. Wanneer iemand je een bericht stuurt, ontvangen ze een automatisch antwoord om hen te bedanken voor het contact of om aan te geven dat je hun e-mail zo snel mogelijk zult beantwoorden.
Er zijn zelfs slim genoeg programma's die tijdig kunnen reageren op een specifieke vraag van een persoon. Hiervoor wordt natuurlijke taalverwerking of machine learning gebruikt. Dat wil zeggen, het is software die is geprogrammeerd om bepaalde vragen te herkennen en de juiste antwoorden te geven. Op dit moment is het nog niet helemaal verfijnd, maar het heeft goede vooruitzichten voor de toekomst.
U kunt ook automatisch massa-e-mails sturen naar degenen die deel uitmaken van uw e-maillijst of die een aankoop bij u hebben gedaan. In beide gevallen hoeft u niets te schrijven, het is een afscheid van veel van het handmatige werk van correct schrijven.
Het maken van facturen is een van de meest vervelende en repetitieve taken. Het goede nieuws is dat het geautomatiseerd kan worden. Nu is er software die voor elke transactie automatisch facturen aanmaakt en verstuurt. Facturen zijn tijdrovend voor bedrijven, dus het is geweldig om een optie te hebben die met één klik enorm werkt.
Schulden incasseren duurt lang. Maar nogmaals, een automatiseringsplatform kan de dag besparen bij het afhandelen van betalingen en geldoverdrachten. U kunt een systeem plannen om betalingen elke maand automatisch op een specifieke datum te innen.
Het bijhouden van de agenda is al jaren het werk van administratief medewerkers en secretaresses. U heeft nu geen persoon nodig om aantekeningen te maken of u te bellen om u aan uw volgende vergadering te herinneren.
Het hebben van een platform met kalenders met beschikbare tijd en waarmee u automatisch nieuwe vergaderingen kunt boeken, is altijd een goede optie. Kijk voor meer informatie hierover in ons geautomatiseerde reserveringssysteem .
Klantenserviceteams staan nu voor een grote uitdaging, en dat is dat mensen tegenwoordig gewend zijn aan snelheid en dat ze ontevreden zijn als ze geen snelle reacties krijgen. Ze willen niet urenlang wachten of dagenlang wachten op een e-mail.
Door een chatbot te bouwen met ons platform, kun je een assistent creëren die vragen onmiddellijk beantwoordt, 24 uur per dag.
