Tegenwoordig hebben veel organisaties de behoefte om interne bedrijfsprocessen te automatiseren om de bedrijfskosten te verlagen en de productiviteit te verbeteren.
Het automatiseren van bedrijfsprocessen in uw organisatie kan ongelooflijk voordelig zijn, waardoor organisaties mogelijk de kosten van geautomatiseerde werkfuncties met 30-40% kunnen verlagen en tegelijkertijd hun efficiëntie kunnen verdubbelen.
Verbroken automatisering kan echter verspilling van middelen betekenen en kan organisaties ontmoedigen om andere automatiseringsprojecten voor een lange tijd na te streven, waardoor ze uiteindelijk achter concurrenten komen te staan die automatisering omarmen en laten werken. Dat gezegd hebbende, laten we eens kijken hoe we de processen kunnen identificeren die u kunt automatiseren.
Het eerste dat u moet doen om het beste te automatiseren proces te selecteren, is het begrijpen van de verschillen tussen mensen en machines.
Mensen zijn beter in het omgaan met onzekerheid, ambiguïteit en nieuwigheid, maar machines kunnen ze nog steeds niet aan en kunnen vaak niet omgaan met onverwachte veranderingen.
Dit geldt ook als het gaat om oordelen of het nemen van beslissingen in dergelijke veranderende omstandigheden. Computers kunnen onder deze omstandigheden de mens niet volledig vervangen.
Mensen zijn goed in het werken met ongestructureerde en analoge data, terwijl computers gestructureerde en digitale data nodig hebben. Mensen zijn minder in staat om consequent dezelfde processen uit te voeren.
Herhaling van routinetaken maakt het moeilijk om je te concentreren, wat resulteert in fouten. Computers daarentegen zijn hier beter. Bovendien kunnen taken die door computers worden uitgevoerd enorm schalen, wat niet gemakkelijk kan worden bereikt met menselijke werknemers. Deze verschillen bepalen de factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het selecteren van het juiste proces voor automatisering.
Op basis van het bovenstaande kunnen we verschillende factoren formuleren om het meest geschikte proces te definiëren dat door een machine moet worden uitgevoerd en waar we menselijke fouten kunnen elimineren. Het selecteren van het beste proces hangt natuurlijk af van de tools die u gebruikt om te automatiseren.
Het definiëren van het proces als geschikt voor automatisering is niet voldoende voor een succesvolle implementatie. Nadat u uw use case hebt geselecteerd, stelt u uzelf twee vragen: heeft het zin om deze te automatiseren? Is er voldoende vaart voor?
En is dat niet alle use cases die geautomatiseerd kunnen worden de moeite waard zijn. De automatisering van bedrijfsprocessen moet een positieve impact hebben op uw organisatie die de bestede middelen overstijgt: lagere kosten, grotere precisie van processen, eliminatie van menselijke fouten, enz. Zorg er ook voor dat er draagvlak is in uw organisatie voordat u de use case implementeert .
Het negeren van deze factoren kan resulteren in een mislukte poging tot automatisering, zelfs als het potentieel voor procesautomatisering erg groot is.
Een proces moet duidelijk gedefinieerde inputs en outputs hebben, u moet identificeren welke van de taken van uw organisatie repetitief, grootschalig, op regels gebaseerd en vatbaar voor menselijke fouten zijn.
Als de taak al deze kenmerken heeft, is het waarschijnlijk een uitstekende kandidaat voor automatisering.
1. Kan een proces handmatig worden voltooid door een persoon die achter een pc met applicaties werkt?
2. Voert een menselijke werker de taak meer dan eens per week uit?
3. Is het nodig om de taak snel af te ronden met beperkt personeel?
4. Zijn er repetitieve taken die medewerkers niet leuk vinden?
