I åratal har administrativa assistenter varit viktiga för företag som tar hand om återkommande och repetitiva uppgifter. Från att svara på mejl till schemaläggning av möten, administrativa assistenter har alltid haft ansvaret för alla de uppgifter som chefer behöver bli av med för att bättre investera sin tid.
Under de senaste åren har det dock funnits en trend som kräver processautomatisering. Det är ett alternativ till det traditionella tillvägagångssättet som ersätter en människas funktioner med programvara som kan utföra liknande uppgifter.
Det är viktigt att förtydliga att den mänskliga faktorn fortfarande är viktig vid administration. Men automatiseringsverktyg kan ta bort det mesta av bördan från administrativa assistenter och påskynda övergripande affärsprocesser. Du kan kontrollera våra verktyg genom att registrera ett konto här .
Det hänvisar till användningen av teknik som lyckas påskynda och automatisera alla administrativa uppgifter. Automatisering är att få saker att fungera automatiskt, med få eller inga mänskliga ingripanden.
I allmänhet behöver du bara installera och konfigurera en programvara i några få steg under vissa parametrar, sedan gör den här programvaran resten. Dessa system fungerar utan att du behöver övervaka eller sköta varje uppgift som den ser ut, så att du har mycket mer ledig tid för viktigare arbete.
Förutom mjukvara använder automation teknik baserad på artificiell intelligens och maskininlärning. Alla tre kombineras för bättre funktionalitet och processoptimering.
För att hjälpa dig med den administrativa automatiseringsprocessen har vi valt en lista över uppgifter som anses vara de bästa kandidaterna för snabb och säker automatisering.
En programvara eller plugin kan ta hand om att svara på dina mejl åt dig. När någon skickar ett meddelande får de ett automatiskt svar som tackar för att de har kontaktat eller indikerar att du kommer att svara på deras e -post så snart som möjligt.
Det finns till och med tillräckligt smarta program som kan ge ett snabbt svar på en specifik fråga från en person. För detta används naturlig språkbehandling eller maskininlärning. Det vill säga det är programvara som är programmerad att känna igen vissa frågor och rätta svar. För närvarande är det inte helt förfinat, men det har goda framtidsutsikter.
Du kan också skicka massmeddelanden automatiskt till dem som ingår i din e -postlista eller har köpt av dig. I båda fallen behöver du inte skriva någonting, det är ett farväl till mycket av det manuella arbetet med korrekt skrivning.
Att skapa fakturor är ett av de tråkigaste och mest upprepade jobben. Den goda nyheten är att det kan automatiseras. Nu finns det programvara som automatiskt skapar fakturor för varje transaktion och skickar dem. Fakturor är tidskrävande för företag, så det är bra att ha ett alternativ som fungerar massivt från ett klick.
Att ta in skulder tar lång tid. Men återigen kan en automatiseringsplattform spara dagen för att hantera betalningar och pengar. Du kan schemalägga ett system för att automatiskt samla in betalningar på ett visst datum varje månad.
Att hålla dagordningen har varit uppgiften för administrativa assistenter och sekreterare i åratal. Nu behöver du inte en person för att anteckna eller ringa dig för att påminna dig om ditt nästa möte.
Att ha en plattform som har kalendrar med tillgänglighet i tid och som gör att du kan boka nya möten automatiskt är alltid ett bra alternativ. För mer information om detta, kolla vårt automatiska bokningssystem .
Kundtjänstteam står nu inför en stor utmaning, och det är att människor idag är vana vid snabbhet och när de inte får snabba svar känner de sig missnöjda. De vill inte vänta i timmar eller vänta på ett mejl i dagar.
Genom att bygga en chatbot med vår plattform kan du skapa en assitant som kommer att svara på frågor omedelbart, 24 timmar om dygnet.
