Idag känner många organisationer behovet av att automatisera interna affärsprocesser för att minska driftskostnaderna och förbättra produktiviteten.
Att automatisera affärsprocesser i din organisation kan vara oerhört fördelaktigt, vilket möjliggör att organisationer kan minska kostnaden för automatiserade arbetsfunktioner med 30-40% samtidigt som deras effektivitet fördubblas.
Emellertid kan trasig automatisering innebära bortkastade resurser och kan avskräcka organisationer från att driva andra automationsprojekt under lång tid och så småningom placera dem bakom konkurrenter som anammar automatisering och får det att fungera. Med det sagt, låt oss se hur vi identifierar de processer som du kan automatisera.
Det första du ska göra för att välja den bästa processen att automatisera är att förstå skillnaderna mellan människor och maskiner.
Människor är bättre när det gäller att hantera osäkerhet, oklarhet och nyhet, men maskiner kan fortfarande inte hantera dem och kan ofta inte navigera över oväntade förändringar.
Detta gäller också när det gäller att bedöma eller fatta beslut under sådana förändrade omständigheter. Datorer kan inte helt ersätta människor under dessa förhållanden.
Människor är bra på att arbeta med ostrukturerade och analoga data, medan datorer behöver strukturerad och digital data. Människor är mindre kapabla att konsekvent utföra samma processer.
Upprepning av rutinuppgifter gör det svårt att koncentrera sig, vilket resulterar i misstag. Datorer däremot är bättre här. Dessutom kan uppgifter som utförs av datorer skala massivt, vilket inte är lätt att utföra med mänskliga arbetare. Dessa skillnader definierar de faktorer som ska beaktas när man väljer rätt process för automatisering.
Baserat på ovanstående kan vi formulera flera faktorer för att definiera den mest lämpliga processen som ska utföras av en maskin och där vi kan eliminera mänskliga fel. Att välja den bästa processen beror naturligtvis på de verktyg du använder för att automatisera.
Att definiera processen som en bra passform för automatisering är inte tillräckligt för en framgångsrik implementering. När du har valt ditt användningsfall ställer du dig två frågor: Är det vettigt att automatisera det? Finns det tillräckligt med fart för det?
Och är det inte alla användningsfall som kan automatiseras är värda det. Automatiseringen av affärsprocesser bör ha en positiv inverkan på din organisation som överstiger de resurser som spenderas: minskade kostnader, större precision i processer, eliminering av mänskliga fel etc. Se också till att det finns stöd i din organisation innan du implementerar användningsfallet. .
Att försumma dessa faktorer kan resultera i ett misslyckat försök till automatisering, även om potentialen för processautomatisering är mycket hög.
En process måste ha klart definierade in- och utdata. Du måste identifiera vilka av din organisations uppgifter som är repetitiva, höga volymer, regelbaserade och utsatta för mänskliga fel.
Om uppgiften har alla dessa egenskaper är den förmodligen en utmärkt kandidat för automatisering.
1. Kan en process slutföras manuellt av en person som sitter vid en dator och arbetar med applikationer?
2. Utför en mänsklig arbetare uppgiften mer än en gång i veckan?
3. Är det nödvändigt att snabbt utföra uppgiften med begränsad personal?
4. Finns det repetitiva uppgifter som de anställda inte gillar?
