Günümüzde birçok kuruluş, işletme maliyetlerini azaltmak ve üretkenliği artırmak için dahili iş süreçlerini otomatikleştirme ihtiyacı hissediyor.
Kuruluşunuzdaki iş süreçlerini otomatikleştirmek inanılmaz derecede faydalı olabilir ve potansiyel olarak kuruluşların otomatik çalışma işlevlerinin maliyetini %30-40 oranında azaltırken verimliliklerini ikiye katlamasına olanak tanır.
Bununla birlikte, bozuk otomasyon, boşa harcanan kaynaklar anlamına gelebilir ve kuruluşları uzun süre diğer otomasyon projelerini sürdürmekten caydırabilir, sonunda onları otomasyonu benimseyen ve çalıştıran rakiplerin arkasına yerleştirebilir. Bununla birlikte, otomatikleştirebileceğiniz süreçleri nasıl tanımlayacağınızı görelim.
Otomatikleştirilecek en iyi süreci seçmek için yapılacak ilk şey, insanlarla makineler arasındaki farkları anlamaktır.
Belirsizlik, belirsizlik ve yenilikle başa çıkmak söz konusu olduğunda insanlar daha iyidir, ancak makineler hala bunlarla başa çıkamaz ve çoğu zaman beklenmedik değişikliklere yön veremez.
Bu, bu tür değişen koşullarda yargılama veya karar verme söz konusu olduğunda da geçerlidir. Bilgisayarlar bu koşullar altında insanların yerini tamamen alamaz.
Bilgisayarlar yapılandırılmış ve dijital verilere ihtiyaç duyarken, insanlar yapılandırılmamış ve analog verilerle çalışmakta iyidir. İnsanlar aynı süreçleri tutarlı bir şekilde yürütme konusunda daha az yeteneklidir.
Rutin görevlerin tekrarı, konsantre olmayı zorlaştırarak hatalara neden olur. Bilgisayarlar ise burada daha iyi. Ek olarak, bilgisayarlar tarafından gerçekleştirilen görevler, insan işçilerle kolayca gerçekleştirilemeyen büyük ölçüde ölçeklenebilir. Bu farklılıklar, otomasyon için doğru süreci seçerken göz önünde bulundurulması gereken faktörleri tanımlar.
Yukarıdakilere dayanarak, bir makine tarafından gerçekleştirilecek ve insan hatalarını ortadan kaldırabileceğimiz en uygun işlemi tanımlamak için birkaç faktör formüle edebiliriz. Elbette en iyi süreci seçmek, otomatikleştirmek için kullandığınız araçlara bağlıdır.
Süreci otomasyona uygun olarak tanımlamak, başarılı bir şekilde uygulanması için yeterli değildir. Kullanım durumunuzu seçtikten sonra kendinize iki soru sorun: Otomatikleştirmek mantıklı mı? Bunun için yeterli ivme var mı?
Ve otomatikleştirilebilen tüm kullanım durumları buna değmez mi? İş süreçlerinin otomasyonu, kuruluşunuz üzerinde harcanan kaynakları aşan olumlu bir etkiye sahip olmalıdır: azaltılmış maliyetler, süreçlerin daha hassas olması, insan hatalarının ortadan kaldırılması vb. Ayrıca, kullanım senaryosunu uygulamadan önce kuruluşunuzda destek olduğundan emin olun. .
Bu faktörlerin ihmal edilmesi, süreç otomasyonu potansiyeli çok yüksek olsa bile, başarısız bir otomasyon girişimiyle sonuçlanabilir.
Bir sürecin açıkça tanımlanmış girdi ve çıktıları olmalıdır, kuruluşunuzun hangi görevlerinin tekrarlayan, yüksek hacimli, kural tabanlı ve insan hatasına açık olduğunu belirlemeniz gerekir.
Görev tüm bu özelliklere sahipse, muhtemelen otomasyon için mükemmel bir adaydır.
1. Bir PC başında oturan ve uygulamalarla çalışan bir kişi tarafından manuel olarak bir işlem tamamlanabilir mi?
2. Bir insan işçi, görevi haftada birden fazla mı yapıyor?
3. Sınırlı personel ile görevi hızlı bir şekilde tamamlamak gerekli midir?
4. Çalışanların sevmediği tekrarlayan görevler var mı?
