Trong nhiều năm, trợ lý hành chính là yếu tố quan trọng đối với các công ty đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại và lặp đi lặp lại. Từ việc trả lời email đến lên lịch họp, trợ lý hành chính luôn phụ trách tất cả những công việc mà người quản lý cần phải loại bỏ để đầu tư thời gian của họ tốt hơn.
Tuy nhiên, trong những năm gần đây đã có một xu hướng kêu gọi tự động hóa quy trình. Nó là một giải pháp thay thế cho cách tiếp cận truyền thống thay thế các chức năng của con người bằng phần mềm có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự.
Cần làm rõ rằng yếu tố con người vẫn là quan trọng trong điều hành. Nhưng các công cụ tự động hóa có thể loại bỏ hầu hết gánh nặng cho các trợ lý hành chính và tăng tốc các quy trình kinh doanh tổng thể. Bạn có thể kiểm tra các công cụ của chúng tôi bằng cách đăng ký tài khoản tại đây .
Nó đề cập đến việc sử dụng các công nghệ quản lý để tăng tốc và tự động hóa bất kỳ tác vụ quản trị nào. Tự động hóa là hành động làm cho mọi thứ hoạt động tự động, ít hoặc không có sự can thiệp của con người.
Nói chung, bạn chỉ phải cài đặt và cấu hình một phần mềm trong một vài bước dưới các thông số nhất định, sau đó phần mềm này sẽ làm phần còn lại. Các hệ thống này hoạt động mà bạn không cần phải giám sát hoặc tham gia vào từng nhiệm vụ khi nó xuất hiện, do đó bạn có nhiều thời gian rảnh hơn cho những công việc quan trọng hơn.
Ngoài phần mềm, tự động hóa sử dụng các công nghệ dựa trên trí tuệ nhân tạo và máy học. Cả ba kết hợp để có chức năng tốt hơn và tối ưu hóa quy trình.
Để giúp bạn trong quá trình tự động hóa quản trị, chúng tôi đã chọn một danh sách các tác vụ được coi là ứng cử viên tốt nhất cho quá trình tự động hóa nhanh chóng và an toàn.
Phần mềm hoặc plugin có thể trả lời email cho bạn. Khi ai đó gửi tin nhắn cho bạn, họ sẽ nhận được phản hồi tự động cảm ơn họ đã liên hệ hoặc cho biết rằng bạn sẽ trả lời email của họ càng sớm càng tốt.
Thậm chí có những chương trình đủ thông minh có thể đưa ra phản hồi kịp thời cho một truy vấn cụ thể từ một người. Đối với điều này, xử lý ngôn ngữ tự nhiên hoặc học máy được sử dụng. Đó là, nó là phần mềm được lập trình để nhận ra một số câu hỏi và câu trả lời chính xác. Hiện tại, nó chưa hoàn toàn được tinh chế, nhưng nó có triển vọng tốt cho tương lai.
Bạn cũng có thể tự động gửi hàng loạt email đến những người nằm trong danh sách email của bạn hoặc đã mua hàng từ bạn. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ không phải viết bất cứ thứ gì, đó là lời tạm biệt đối với phần lớn công việc thủ công để viết đúng.
Tạo hóa đơn là một trong những công việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại. Tin tốt là nó có thể được tự động hóa. Bây giờ có phần mềm tự động tạo hóa đơn cho mỗi giao dịch và gửi chúng. Việc lập hóa đơn tốn nhiều thời gian cho các doanh nghiệp, vì vậy thật tuyệt khi có một tùy chọn hoạt động hàng loạt chỉ từ một cú nhấp chuột.
Thu hồi nợ mất nhiều thời gian. Nhưng một lần nữa, một nền tảng tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian xử lý các khoản thanh toán và chuyển tiền trong ngày. Bạn có thể lập lịch để hệ thống tự động thu các khoản thanh toán vào một ngày cụ thể mỗi tháng.
Giữ chương trình nghị sự đã là công việc của các trợ lý hành chính và thư ký trong nhiều năm. Bây giờ, bạn không cần một người ghi chú hoặc gọi điện cho bạn để nhắc bạn về cuộc họp tiếp theo.
Có một nền tảng có lịch có sẵn thời gian và cho phép bạn tự động đặt các cuộc họp mới luôn là một lựa chọn tốt. Để biết thêm về điều này, hãy kiểm tra hệ thống đặt chỗ tự động của chúng tôi.
Các nhóm dịch vụ khách hàng hiện đang phải đối mặt với một thách thức lớn, đó là ngày nay mọi người đã quen với tốc độ và khi họ không nhận được phản hồi nhanh, họ cảm thấy không hài lòng. Họ không muốn chờ đợi hàng giờ hoặc chờ một email trong nhiều ngày.
Bằng cách xây dựng một chatbot với nền tảng của chúng tôi, bạn có thể tạo một người hỗ trợ sẽ trả lời các câu hỏi ngay lập tức, 24 giờ một ngày.
