Ngày nay, nhiều tổ chức cảm thấy cần phải tự động hóa các quy trình kinh doanh nội bộ để giảm chi phí hoạt động và nâng cao năng suất.
Tự động hóa các quy trình kinh doanh trong tổ chức của bạn có thể mang lại lợi ích vô cùng lớn, có khả năng cho phép các tổ chức giảm chi phí của các chức năng làm việc tự động xuống 30 - 40% trong khi tăng gấp đôi hiệu quả của chúng.
Tuy nhiên, tự động hóa bị phá vỡ có thể đồng nghĩa với việc lãng phí tài nguyên và có thể không khuyến khích các tổ chức theo đuổi các dự án tự động hóa khác trong một thời gian dài, cuối cùng đặt họ sau các đối thủ cạnh tranh chấp nhận tự động hóa và làm cho nó hoạt động. Như đã nói, hãy xem cách xác định các quy trình mà bạn có thể tự động hóa.
Điều đầu tiên cần làm để chọn ra quy trình tốt nhất để tự động hóa là hiểu sự khác biệt giữa con người và máy móc.
Con người giỏi hơn khi đối mặt với sự không chắc chắn, mơ hồ và mới lạ, nhưng máy móc vẫn không thể xử lý chúng và thường không thể điều hướng những thay đổi bất ngờ.
Điều này cũng đúng khi nói đến việc đánh giá hoặc đưa ra quyết định trong những hoàn cảnh thay đổi như vậy. Máy tính không thể thay thế hoàn toàn con người trong những điều kiện này.
Con người làm việc tốt với dữ liệu tương tự và phi cấu trúc, trong khi máy tính cần dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu kỹ thuật số. Con người ít có khả năng thực hiện nhất quán các quy trình giống nhau.
Việc lặp đi lặp lại các công việc thường ngày khiến bạn khó tập trung, dễ mắc sai lầm. Mặt khác, máy tính tốt hơn ở đây. Ngoài ra, các tác vụ được thực hiện bởi máy tính có thể mở rộng quy mô lớn, điều này không dễ dàng thực hiện được với nhân công của con người. Những khác biệt này xác định các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn quy trình chính xác để tự động hóa.
Dựa trên những điều trên, chúng ta có thể hình thành một số yếu tố để xác định quy trình phù hợp nhất được thực hiện bởi máy móc và nơi chúng ta có thể loại bỏ lỗi của con người. Tất nhiên, việc lựa chọn quy trình tốt nhất phụ thuộc vào các công cụ bạn sử dụng để tự động hóa.
Việc xác định quy trình là phù hợp tốt với tự động hóa là không đủ để thực hiện thành công quy trình. Sau khi bạn đã chọn trường hợp sử dụng của mình, hãy tự hỏi mình hai câu hỏi: Tự động hóa nó có hợp lý không? Có đủ động lực cho nó không?
Và không phải tất cả các trường hợp sử dụng có thể được tự động hóa đều đáng giá. Việc tự động hóa các quy trình kinh doanh sẽ có tác động tích cực đến tổ chức của bạn, vượt quá nguồn lực đã bỏ ra: giảm chi phí, độ chính xác cao hơn của các quy trình, loại bỏ lỗi của con người, v.v. Ngoài ra, trước khi triển khai trường hợp sử dụng, hãy đảm bảo có sự hỗ trợ trong tổ chức của bạn .
Bỏ qua những yếu tố này có thể dẫn đến một nỗ lực tự động hóa thất bại, ngay cả khi tiềm năng tự động hóa quy trình là rất cao.
Một quy trình phải có đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng, bạn cần xác định nhiệm vụ nào trong tổ chức của bạn là lặp đi lặp lại, khối lượng lớn, dựa trên quy tắc và dễ xảy ra lỗi của con người.
Nếu nhiệm vụ có tất cả các đặc điểm này, nó có lẽ là một ứng cử viên xuất sắc cho tự động hóa.
1. Một người ngồi trên PC làm việc với các ứng dụng có thể hoàn thành quy trình theo cách thủ công không?
2. Một công nhân có thực hiện nhiệm vụ nhiều hơn một lần một tuần không?
3. Có cần thiết phải hoàn thành công việc một cách nhanh chóng với số lượng nhân viên hạn chế?
4. Có những công việc lặp đi lặp lại mà nhân viên không thích?
